Hjelpdesk kommunikation og DMARC retningslinjer

E-postverificering strammes kro

En af hovedfunktionerne til Helpdesk er e-postkommunikation med klientene spise via billetter i Easy Redmine. Del som omhandler e-postkommunikation på Easy Cloud-applikationer, der administreres af Easy Softwares SMTP-servere. Dette er hvor en konflikt kan opstå...

Mekanismen for e-postvalidering kalt DMARC bliver meget brugt og implementeret i mange selskaber og e-posttjenester (og det med god grund). Denne mekanisme tjekker blandt andet om den indkommende e-posten ikke er forfalsket. Nogle Helpdesk-funktioner bruger e-postforfalskning (ikke for spamming, men for almindelig kommunikation med klientene dine).

Her er et eksempel

Applikationen kører på Easy Cloud, http://mycompany.easyredmine.com. Denne Cloud-applikation bruger en Nem SMTP-server til e-postvarsler smtp2.easyredmine.com. Det er en bruger i applikationen som jobber som en supportagent - marky.mark@mycompany.com. Helpdesk er konfigureret på følgende måde:

Marky skal skrive en melding til en kunde via Helpdesk. Basert på indstillingen ovenfor bliver han automatisk sat som afsender.

Julias e-postserver har DMARC-verificering. Den sammenligner SMTP-serveren (smtp2.easyredmine.com) og den påstående afsenderen (marky.mark@mycompany.com). Siden disse to domenene er forskjellige, bliver e-posten anset som usikker, og DMARC blokkerer e-posten før den når Julia (og hun bliver stående uden svar).

Hvad betyder dette

Gratis e-posttjenester som Gmail har allerede DMARC aktiveret. I tillæg implementerer stadig flere selskaber DMARC gradvist. Som et resultat kan der ikke være nogen e-poster fra Easy Redmine Helpdesk på Cloud.

Hvordan løses det på Easy Cloud

Det findes hurtige løsninger og langsigtede løsninger.

Raskeste - Endre Helpdesk-innstillingen

Gå til Mer >> Helpdesk >> Helpdesk-indstillinger og ændre e-postavsender til "Standard fra e-postvarsling"

Gå derefter til Administration >> Indstillinger >> E-postvarsler - Varslings-e-postadresse (FRA). Adressen skal være i formen @notifications.easysoftware.com. Hvis du allerede har ændret varslingsadressen til en tilpasset domene, kan du gå videre til næste løsning.

Enkel og stabil - konfigurer Sender Policy Framework (SPF)

Den mest effektive løsning med tanke på indsats og belønning er at legge til via SPF. Vi har allerede beskrevet dette i en tidligere artikel.

I henhold til eksemplet vores ovenfor, ville du legge til i SPF-posten din:

include:spf.mailing.easy.cz

Dette gør det praktisk muligt for Easy Cloud SMTP at sætte din domene som afsender af e-post uden at blive anset som mistenkelig. Som et resultat vil DMARC være klienten til Julia (fra vores eksempel) accepterer e-post fra Helpdesk (Marky).

Ultimat løsning - egen SMTP

Hvis Cloud-applikationen bruger din egen SMTP-server, vil det ikke stå imod konflikt med tillatte domener. Når du bruger flere domener, bør alle være tillatt.

Egen SMTP på Easy Cloud er mulig, men det er den mest kompliserede af de tilgængelige løsninger. Det kan medføre nogen grænser, for eksempel automatisk levering af softwareopdateringer.

Hvordan løses det på serverløsningen

Bare for at fuldføre denne artikel, nevner vi at løsningen på din egen server allerede kræver at du konfigurerer din egen SMTP. Derfor har du mest sandsynligt allerede undgåt dette problem. Bare for sikkerheds skyld kan du imidlertid ønske at verifisere SPF-postene dine, sådan at alle relevante domener er tillatt.