Sikring af helpdesk-e-maillevering: Sådan overvindes DMARC-udfordringer

Stramning af e-mailbekræftelse

En af hovedfunktionerne i Helpdesk er e-mail-kommunikation med dine kunder via billetter i Easy Redmine. Den del, der vedrører e-mail-kommunikation på Easy Cloud-applikationer, administreres af Easy Softwares SMTP-servere. Det er her en konflikt kan opstå...

En populær e-mail-valideringsmekanisme kaldet DMARC, bliver bredt implementeret i mange virksomheder og e-mail-tjenester (med rette). Denne mekanisme kontrollerer (blandt andre), om den indgående e-mail ikke er forfalsket. Nogle Helpdesk-funktioner bruger mail-spoofing (ikke til spamming, men til regelmæssig kommunikation med dine kunder).

Eksempel på at overvinde DMARC udfordringer

Applikationen kører på Easy Cloud, http://mycompany.easyredmine.com. Denne Cloud-applikation bruger en Easy SMTP-server til mailmeddelelser smtp2.easyredmine.com. Der er en bruger i applikationen, der arbejder som supportagent - marky.mark@mycompany.com. Helpdesk er konfigureret på følgende måde:

Marky vil skrive en besked til en kunde via Helpdesk. Baseret på indstillingen ovenfor indtastes han automatisk som afsender.

Julias modtagende e-mailserver har DMARC-bekræftelse. Den sammenligner SMTP-serveren (smtp2.easyredmine.com) og den proklamerede mailafsender (marky.mark@mycompany.com). Da disse to domæner er forskellige, betragtes e-mailen som usikker, DMARC blokerer e-mailen før den når Julia (og hun står uden svar).

Hvad betyder det? Gratis e-mail-tjenester, såsom Gmail, har allerede DMARC aktiveret. Også flere og flere virksomheder implementerer gradvist DMARC. Som følge heraf kan nogle e-mails fra din Easy Redmine Helpdesk på skyen muligvis ikke nå dine kunder.

Sådan løses det på Easy Cloud

Der er hurtige løsninger og langsigtede løsninger.

1. Hurtigst - Skift Helpdesk-indstilling

Gå til Mere >> Helpdesk >> Helpdesk-indstillinger og skift mailafsender til "Standard fra mailnotifikation"

Gå derefter til Administration >> Indstillinger >> E-mail-meddelelser - Notifikations-e-mailadresse (FRA). Adressen skal være på formen @notifications.easysoftware.com. Hvis du allerede har ændret underretningsadresse til et tilpasset domæne, skal du gå videre til næste løsning.

2. Enkel og stabil - konfigurer Sender Policy Framework (SPF)

Tilføjelse via SPF er den mest effektive løsning med hensyn til indsats og belønning. Vi har allerede beskrevet det i en artikel, der giver information om e-mail-meddelelser fra skyen.

Som i vores eksempel ovenfor, vil du tilføje til din SPF-record:

include:spf.mailing.easy.cz

Dette giver praktisk talt Easy Cloud SMTP mulighed for at placere dit domæne som afsender af e-mails uden at blive betragtet som mistænkelig. Som et resultat vil DMARC fra din klient Julia (fra vores eksempel) acceptere e-mailen fra Helpdesk (Marky).

3. Ultimativ løsning - egen SMTP

Hvis din Cloud-applikation bruger din SMTP-server, vil der ikke være nogen konflikt i de tilladte domæner. Det ville hjælpe at få dem alle tilladt, når du bruger et sæt af flere domæner.

Det er muligt at eje SMTP på Easy Cloud, men det er den mest komplicerede af de tilgængelige løsninger. Det kan have nogle begrænsninger, f.eks. automatisk levering af applikationsopdateringer.

Sådan løses det på serverløsning (on-premises)

For at opsummere kræver løsningen på din server allerede, at du konfigurerer din egen SMTP. Derfor har du højst sandsynligt allerede undgået dette problem. I dette tilfælde vil du måske bekræfte dine SPF-registreringer, at alle dine relevante domæner er tilladt.

Konklusion

På grund af stadigt skærpede sikkerhedsstandarder i it-sektoren er der betydelige konsekvenser for Easy-applikationer, især i e-mail-kommunikation via Helpdesk på Easy Redmine Cloud. Et kritisk aspekt er styring af e-mail-kommunikation på Easy Cloud-applikationer gennem Easy Softwares SMTP-servere, hvilket kan føre til konflikter. En nøglemekanisme, DMARC, bliver i stigende grad vedtaget af virksomheder og e-mail-tjenester for at validere e-mails og forhindre spoofing, hvilket sikrer ægtheden af ​​indgående e-mails. 

Adskillige løsninger er tilgængelige til at løse DMARC-relaterede e-mailleveringsproblemer på Easy Cloud. Den hurtigste løsning involverer at justere Helpdesk-indstillingerne for at ændre e-mail-afsenderen og konfigurere notifikations-e-mailadressen i overensstemmelse hermed. En mere stabil løsning er at implementere Sender Policy Framework (SPF) ved at opdatere SPF-poster til at inkludere Easy Cloud SMTP-serverdomænet, hvilket gør det muligt for e-mails at blive accepteret af DMARC-systemer. For en mere omfattende tilgang kan brugen af ​​din egen SMTP-server på Easy Cloud eliminere domænekonflikter og sikre en jævn e-mail-levering, omend med øget kompleksitet og potentielle begrænsninger som automatiske applikationsopdateringsleveringsudfordringer.