Standardisering af projektledelsesarbejdet - Ayesa Advanced Technologies
MS Project, Jira, MS Excel osv.
AYESA er et internationalt spansk selskap som er dedikert til ingeniørvitskab, teknologi og IT-rådgiving. Før de tog i brug Easy Redmine, brugte Ayesa fleire værktøj uden integration (MS Project, Jira, MS Excel og andre interne værktøjer). Tidsregistrering på højt niveau og omkostningsplanlægning vart håndtert i SAP BPC. Det store udvalg af tilgjengelige værktøj skaber et problem med å få et fælles og tydeleg bilete af projektets status.
Udfordring
Ayesa ønsker å administrere projektene som arbejdspakker, og hver af arbejdspakkene har tilknyttede krav og leveringer.
Forventning
- Standardisering af projektstyring arbejde med bare et værktøj
- Tekniske detaljer: kontrol og styring af leveringer, kontraktartikler, opgaver, omkostninger, brugt tid i et værktøj
- Kapasitetsstyring: forbedre fleksibiliteten til ressursene
- Hierarki over ressursene under kontrol gjennom rollestyring
- Forbedre produktivitet og omkostningsmargin
- Standardisering af procedurer
Påstand
- Verktøyet må tillate forskellige projekt- og opgavertyper
- Integration med anden virksomhedsprogramvare (SAP, BPC)
- Ressurs- og kompetansestyring
- Arbejde udført af hver ansatt (inkluderet type arbejde og kategori)
- Kontraktsdokumentation for projektet og forholdet til arbejde og ansatte
- Rapportering af udført arbejde, ventende og pågående
- Rapportering af udført arbejde i tidevand
- Kapasitetsstyring
- Anslått, brugt og faktureret tid
Løsning
Forberedelse
Før implementeringen kan udføres en pilotfase, der er den grundlæggende standard, der er defineret, som er inkorporeret i Easy Redmine-miljøet og derefter præsenteret for virksomhedens ledelse. Godkjenningen blev efterfulgt af en detaljeret implementering, der nøglebrugere af applikationen fra projektkontoret aktivt deltok. En pilot med 11 projekter blev udført i 2019.
Indstillinger
I første trin bliver en detaljeret struktur for projekter defineret sammen med alle typer brugere og parametre for brugernes personlige sider. Prosjektmaler er oprettet, sådan at det er muligt å oprettet projekter med standardiserede parametre.
Serverløsning / Skytjeneste
AYESA valgte skytjeneste. Vi satte op systemmiljøet i en midlertidig sky og migrerede derefter til det endelige sky-miljøet. For at støtte et større antal brugere og intensiv brug af værktøj, gik AYESA fra den offentlige skyen the den private skyen.
Oplæring
Vi trente nøglebrugere og administratorer under implementering og andre brugere af applikationer i tilføjelse i omfattende tematiske blokker.
Test
Klienten bruger et testmiljø med ægte data, som gør det muligt at teste nye krav og funktioner til implementering i produktionsmiljøet. Piloten med 11 projekter var meget vigtig for å fuldføre testingen og fortsætte med implementeringen.
Evaluering
Mål og fordeler
- Nem Redmine-implementering indebar:
- Støtte for AyeSA-opgavermetodikk
- En fælles og bedriftsintern teknisk database
- Standardisering af projektstyringsværktøj
- Detaljeret overvåking af arbejdsbelastning: planlegging, leveringer og nødvendige arbejder
- Kontrol af ansattes aktiviteter (udført arbejde, dedikation...)
De mest brugte funktioner
- Prosjekt-Gantt: hele teamet bruger Gantt-diagrammet til at se planen og opdatere opgaver.
- Brugt tid: Her kan vi kontrollere teamets og gruppens brugte tid.
- Ressursstyring: For at kontrollere arbejdsbelastningen til teammedlemmene.
Sådan ser klienten det
"ERM giver os en ekstra synlighed af arbejdsbelastning og kapacitet inden for afdelinger og områder, som vi aldrig har haft før."
Carmen Clavijo de la Corte
Produktionschef
Ayesa Air Control
"ERM er det perfekte værktøj til at have et godt organiseret projekt, som hvert medlem af teamet skal vide, hvad de må gøre til enhver tid, og projektlederen har kontrol over tidsplanen."
Alfonso Moresco Juliá
Prosjektleder
Ayesa Advanced Tech.
