Standardizace práce v projektovém řízení - Ayesa Advanced Technologies
MS Project, Jira, MS Excel, atd.
AYESA er mezinárodní španělská společnost zaměřená na inženýrství, teknologi og IT-konsultace. Před zavedením Easy Redmine používala Ayesa několik nástrojů bez jakékoli integrace (MS Project, Jira, MS Excel og intern uddannelse). Sledování času a plánování nákladů na vysoké úrovni bylo řízeno v SAP BPC. Široká škála dostupných nástrojů vytváří problém s mit společný a jasný obraz stavu projektu.
Udfordring
Ayesa vil gerne styre projekterne som arbejdspakker, og hver af arbejdspakkerne har krav og leverancer tilknyttet.
Forventning
- Standardisering af projektledelsen arbejde med kun ét værktøj
- Tekniske detaljer: kontrol og styring af leverancer, kontraktposter, opgaver, omkostninger, brugt tid i ét værktøj
- Kapacitetsstyring: forbedre fleksibiliteten af ressourcerne
- Hierarki af ressourcerne under kontrol gennem rollestyring
- Forbedre produktiviteten og omkostningsmargin
- Standardisering af procedurerne
Krav
- Værktøjet skal tillade forskellige projekt- og opgavetyper
- Integration med anden virksomhedssoftware (SAP, BPC)
- Ressource- og kompetencestyring
- Arbejde udført af hver medarbejder (inklusive typen af arbejde og kategori)
- Kontraktlig dokumentation af projektet og forholdet til arbejde og medarbejdere
- Rapportering af udført, afventende og igangværende arbejde
- Indberetning af udført arbejde i tide
- Kapacitetsstyring
- Estimeret, brugt og faktureret tid
Løsning
Preparation (Forberedelse)
Forud for implementeringen fandt en pilotfase sted, hvor de grundlæggende krav blev defineret, som blev indarbejdet i Easy Redmine miljøet og derefter præsenteret for virksomhedens ledelse. Godkendelsen blev efterfulgt af en detaljeret implementering, hvor nøglebrugere af ansøgningen fra projektkontorafdelingen deltog aktivt. En pilot med 11 projekter blev gennemført i 2019.
Indstillinger
I det første trin blev en detaljeret struktur af projekter defineret sammen med alle typer brugere og parametrene for brugernes personlige sider. Der er lavet projektskabeloner, så det er muligt skabe projekter med standardiserede parametre.
Serverløsning / Cloud løsning
Cloud-løsning blev valgt af AYESA. Vi satte systemmiljøet op på en midlertidig sky, og derefter migrerede vi til det endelige skymiljø. For at understøtte et større antal brugere og intensiv brug af værktøjet flyttede AYESA fra den offentlige sky til den private sky.
Kurser
Vi trænede nøglebrugere og administratorer under implementeringen og andre brugere af applikationen yderligere i omfattende tematiske blokke.
Test
Klienten anvender et testmiljø med reelle data, som gør det muligt at teste nye krav og funktioner inden udrulning til produktionsmiljøet. Piloten på 11 projekter var meget vigtig for fuldføre testen og fortsætte med implementeringen.
Evaluering
Mål og fordele
- Easy Redmine implementering impliceret:
- AYESA opgave metodologistøtte
- En fælles og korporativ teknisk database
- Standardisering af projektstyringsværktøj
- Arbejdsbelastning detaljeret overvågning: Planlægning, leverancer og arbejder påkrævet
- Kontrol af medarbejdernes aktiviteter (udført arbejde, dedikationer...)
De mest anvendte funktioner
- Projekt Gantt: hele teamet bruger Gantt til at se planen og til at opdatere opgaverne.
- Brugt tid: Her kan vi kontrollere den brugte tid på holdet og grupperne.
- Resource Management: At kontrollere arbejdsbyrden for teammedlemmerne.
Som klienten ser det
"ERM giver os en ekstra synlighed af arbejdsbyrde og kapacitet af afdelinger og områder, som vi aldrig har haft før."
Carmen Clavijo de la Corte
Production Manager
Ayesa Air Control
"ERM er det perfekte værktøj til at have et velorganiseret projekt, så hvert medlem af teamet kan vide, at de skal gøre til enhver tid, og projektlederen har kontrol over tidsplanen."
Alfonso Moresco Juliá
Project Manager
Ayesa Advanced Tech.
