Korleis implementeret Kunnskapsbase 2.0 i Harmony: Historia om Easy Software

Kva er Kunnskapsbase 2.0

Det er den perfekte måde at få adgang til at erhverve viden, integrere i Easy Redmine og levere et kraftigt værktøj til at organisere og skalere dokumentation, manualer, processer, kvalitetsstyring og andre behov for at opretholde viden inden for en organisation.

Les meir

Korleis vi skafte det

• Kva var udfordringer: Hos Easy Software vart mengda intern viden som skulle delast for kompleks for den tidlegare løysinga. Berre en vanleg samling af artikler i kategorier var ikke længere nok.
• Kva vi trengte: Vi var på jagt efter en specialiseret applikation, så det er blevet til Easy Redmine. Den måtte definitivt være open source, siden vi støttar det og Easy Redmine sjølv er open source-programvare.
• Kva løysing vi valde: BlueSpice passer perfekt til definitionen. Det er en åben kildekode-løsning, et specialiseret wikiværktøj, med kompleks tilpassingsdygtighed og integration med Easy Redmine.

Korleis migrasjonen fann stad

Vi havde allereie eksisterande data i vores tidlegare vidensbase. Vi ønska å overføre mykje af dette til den nye løysinga. Sjå dei sju stega vi har tatt:

1. Rydd opp i dataene i den opphavlege vidensbasen – start før migrasjonen. Vi anbefaler at sortere alle artikler efter "sist opdateret" dato og gå fra eldste til nyeste.

• Du vil opdage at mange artikler fra toppen kan enkelt slettes
• Andre kan du legge i en specifik kategori kalder "for gennemgang" – du vil opdatere de seinare
• Nokre kan opdateres umiddelbart
• Resten kan blive som de er

Til flugttips:

• Dersom flire personar skal gennemgå artiklane, kan det være en god idé at mærke dem på en eller anden måde eller sætte et tilpasset filt – for eksempel "Gjennomgått".
• Tjek også titlane på artiklane. Hvis et inneholdt problematisk symbol kan føre til et problem under migrasjonen. Hendes er nokre tips på mediawiki.org om sidetitlar og Lovege titelteikn.

Les meir

2. Installer Kunnskapsbase 2.0 – teknisk levering af funktioner. Sidan vi bruger Easy Cloud, vart det gjort næsten automatisk

3. Gjer nokre testmigreringar – vi var usikre på resultatet, så vi gjorde en testmigrering

• Vi tjekker sidetitlar, innhaldsformatering (overskrifter, afsnit, lenker og bilete) og kategorier
• Vi checka kor lang tid det ville ta (vi havde over 900 artikler å migrere)
• Vi gjorde nødvendige ændringer i indhaldet i den ophavlege vidensbasen baseret på funna fra testmigreringa
• Vi "opdaterte" Kunnskapsbase 2.0-applikationen – fjerner alle data

4. Information til brukarane våre

• Vi informerer dem om produksjonsmigrasjonsdatoen = efter denne tida er hovudkunnskapskjelda Kunnskapsbase 2.0. Etter denne tida vil brukarane berre ha lesetilgang til dei opphavlege artiklane (berre for referanse og samanlikning) korleis dei ser ut no og før
• Vi holdt nokre rundar med brukaropplæring og oplæring for administratorer

5. Produksjonsimport

• Dagen kom då vi skulle trykke på knappen og migrationen vart køyrd
• Efter vores første tjek, senka vi tillatelsane for alle roller i den opphavlege vidensbasen – til lesemodus

Sjå migrationsprosessen

6. Intern støtte

• Vi udpeger nokre kollegaer og en kanal i Microsoft Teams der brugerne kunne stille spørgsmål om funktioner til Kunnskabsbase 2.0
• Nokre problem etter migrasjonen vart opdaga i produktionen. Sidan vi framleis havde den opphavlege aktiv, kunne vi løysa kvart problem på rett måde

7. Deaktiver opphavleg kunnskapsbase

• Etter omtrent 6 veker avtok førespørslane om intern støtte
• Vi deaktiverer den ophavlege vidensbase fra vores Easy Redmine-applikation
• Vi anbefaler at en sikkerheitskopiering før du afinstallerer tilføjelse

Korleis selskab accepterer en ændring

Kvar ændring i en organisation, der skal være fuldt accepteret. Starten er den vanskeligaste, derfor må vi holde brugerne opdateret om fordelene med det nye system.

I tilfældet med Kunnskapsbase 2.0 er det oplagt at om du ikkje veit noko, bør du prøve at søge først (glødelampe i sidepanelet). Du vil ikke opnå resultater i form af tittelen på artikkelen (som i den ophavlege Kunnskabsbasen), men også i indhaldet på siden ved første blikk => det er stor chance for at du får svar uden at måtte gå andre stader.

Når brukaren enkelt og raskt finder ønska viden fra andre, er de mere tilbøjelige til at dele sin viden med andre, for at få tjenesta og følelsen.

Korleis implementeringa gjekk føre seg

Kategoriar

Dei vart importerte frå den opphavlege Kunnskapsbasen, noko som er flott. Men strukturen (kategoriar og underkategoriar) kunne ikke teknisk bli importert. Det første vi gjorde var å gennemgå kategoriane, der sidene er organiseret.

Vi starter med 3 hoveddimensioner for kategorien:

• Målgruppe - for kven er sida mest nyttig - fleire alternativ er tilatne som
• Sal
• Udvikling
• Marknadsføring
• alle
• Dokumenttype - kva type viden bliver delt. Etter kvart vil kvar type har sin egen mal, slik at dei ser standardiserte ut. Bedste praksis seier at kvar side berre skal ha éin dokumenttype.
• Politik
• Korleis
• Prosess
• Oplæringsnotat og opptak
• Emne - kva handlar sida om. Denne struktur kan gå i dybden, siden det er mange temaer i selskabet. Å legge til side i et emnekategori er frivillig - ikkje påkrevd, om det ikke finst ein passande kategori.
• Produkt
• Kjernefunktionar
• Ressursstyring
• Hjelpeskrivebord
• Agilt tavle
• Infrastruktur
• Skya
• Tenar
• Hybridløysing
• Praktikant IT
• Team
• Outlook
• Maskinvare
• Felles maskinvare
• Individuel maskinvare

Sidan kvar redaktør kan oprette nye kategorier, gør vi månedlige revisioner for at undgå at blive opretta mange uklare en-gongs-kategorier, en slags rydding i strukturen for at det ikke skal bli kaos.

Navigationssider

Det er vigtigt at brukarane kan navigere den nye applikationen godt. En naturlig del af navigasjonen er hovedmenyen, som delvis kan tilpasses. Et nyttigt supplement er hjemeside, som ønskar læserane velkommen, lenker til artiklen om bedste praksis for Kunnskapsbase 2.0 og lenker til sider dedikert til afdelinger i vores selskab.

Ved at klikke på f.eks. Marknadsføring bliver brukaren sendt til indeksen for markedsføringssider for å bla gennem. Den indeholder også tillægsinformation som er relevant for den afdeling.

Vi vurderer at bruge navigationssider for andre sorteringskriterium (som produktinformation eller generelle selskapsretningslinjer).

Et steg om gongen

Når du har sat op kategoriane dine og navigationssidene dine, kan brukarane allereie arbejde i det. Det kan verke lidt rotete i starten, derfor har vi nokre utpeika administrator som passer på at det er lidt orden.

Vi har brugt Kunnskabsbasen 2.0 i nokre måneder no, og vi er berre i startfasen. Vi er klar over at vi er langt fra en ideell tilstand med en perfekt organiseret og standardiseret wiki som alle brukarar (uafhængig af erfaring) kan udenat.

Vi trur at det er bedre at gradvist bygge op vidensbasen, organisk, gennem engasjerte brukarar, enn å bruge måneder på å førebu eit system som brukarane våre måtte studere hardt for at forstå.

Vores anbefaling er å nøje observere korleis brukarane bruger det og små steg mod at implementere mere presise organisatoriske konfigurationer, som sidemalar, typografiregler osv. Kvar steg som til og med lidt kompliserer brugen af ​​vidensbasen til det bedste for organisationen din, bør følges op med ei forklaring på korleis det. gagnar alle involverede.

Konklusion

Vi hos Easy Software er færdige med migrerings- og implementeringsprocesser, og ingen er det din tur. Ved at følge disse tips og hente inspiration kan alle selskaber implementere en ny Kunnskapsbase 2.0 som møder de unikke behov og bevarer viden deira.

Prøv det gratis