Hvordan man implementerer Kunskabsbas 2.0 i Harmony: Historien om Easy Software

Hvad er Knowledge Base 2.0

Det er den perfekte måde at få adgang til en virksomheds viden, integreret i Easy Redmine og giver en kraftfuld værktøjssats til at organisere og skala dokumentation, manualer, processor, kvalitetsstyring og andre behov for at opfatte viden inden for en organisation.

Læs mere

Hur vi skapade det

• Hvad var udfordringen: På Easy Software blev mængden intern viden at dela for komplekse for den tidligere løsning. Bare en almindelig opsætning artikler i kategorier räckte intet længere.
• Vad vi behövde: Vi letade efter en specialiseret applikation, så tæt forbundet til Easy Redmine som muligt. Den skal absolut være åben kæld, eftersom vi støtter det og Easy Redmine er selv åben kæld.
• Hvilken løsning vi valde: BlueSpice passer perfekt definition. Det er en åben kildekodeløsning, et specialiseret wikiværktøj, med kompleks anpassningsevne og integration med Easy Redmine.

Hur migreringen ägde rum

Vi havde allerede eksisterende data i vores tidligere vidensdatabas. Vi vil overføre meget af det til den nye løsning. Se vilka sju steg vi har tagit:

1. Rensa op data i den oprindelige vidensdatabasen – börja innan migreringen. Vi anbefaler at sortere alle artikler efter "senast uppdaterad" datum og gå fra äldst till nyast.

• Du kommer at mærke at mange artikler fra toppen kan helt enkelt raderas
• Andre kan du placere i en specifik kategori som kaldes "för granskning" – du kommer at opdatere dem senere
• Nogle kan opdateres omedelbart
• Resten kan vara oförändrade

To flere tips:

• Om fler personer ska se artikler, kan det være en god idé at på noget måde mærke dem eller ange et tilpasset felt – til eksempel "Granskad".
• Tjek også titlerne på artikler. Om de indeholder problematiske symboler kan forårsage et problem under migreringen. Her er nogle tips på mediawiki.org om sidtitlar og Lovlig titel tegn.

Læs mere

2. Installera Kunskapsdatabas 2.0 – teknisk levering af funktionen. Da vi kører på Easy Cloud, gør det næsten automatisk

3. Gör nogle testmigreringer – vi var osikre på resultatet, så vi gjorde en testmigrering

• Vi kontrollerede sider, indholdsformatering (rubriker, stykker, länkar og billeder) og kategorier
• Vi kontrollerede hur lång tid det skulle ta (vi havde over 900 artikler att migrera)
• Vi gjorde nødvendige ændringer i indholdet i den oprindelige vidensdatabasen, der er baseret på vores resultater fra testmigreringen
• Vi "opdaterede" Kunskapsdatabas 2.0-applikationen – fjerner alle data

4. Information til vores brugere

• Vi informerer dem om produktionsmigreringens datum = efter denne tidpunkt er primær videnskilde Kunskabsdatabas 2.0. Efter denne tidpunkt kommer brugere kun til at komme til de oprindelige artikler (bare for referencer og sammenligning) hvor de ser ud nu og tidligere
• Vi har nogle omgångar af brugeruddannelse og administratoruddannelse

5. Produktionsimport

• Dagen kom når vi skulle klikke på knappen og migreringen kördes
• Efter vores indledende kontrol sænkte vi behörighederne for alle roller i den oprindelige videndatabase – til læsläge

Se migreringsprocessen

6. Intern support

• Vi har set nogle kollegorer og en kanal i Microsoft Teams, hvor vores brugere kan stille spørgsmål om funktionen i Kunskabsdatabas 2.0
• Nogle problemer efter migreringen har opdagets i produktionen. Da vi stadig havde den oprindelige aktiva, kunde vi løse hvert problem på et ret sätt

7. Inaktivera den oprindelige videndatabase

• Efter cirka 6 uger aftog supportförfrågningarna
• Vi inaktiverer den oprindelige videndatabase fra vores Easy Redmine-applikation
• Vi anbefaler at gøre en sikkerhedskopi inden du afinstallerer tillägget

Hvordan accepterede en forandring

Hver ændring i en organisation er blevet fuldstændig accepteret. Början er sværest, hvilket er hvorfor vi skal fortsætte med at bruge vores brugere til at fordele med det nye system.

I fallet med Knowledge Base 2.0 er det openbara at om du intet vet noget, forsøg på først at søge (glödlampa i sidofältet). Du kommer til at se resultatet af en artikels titel (som er den oprindelige Knowledge Base), uden også i selve indholdet på siderne ved den første anblick => det er en god chance, at du får et svar uden at skulle gå nogen anden stans.

Når brugeren enkelt og hurtigt finder ud af viden fra andre er de mere benägna at dela sin viden med de andre, som en återgäldning og känsla.

Hur implementeringen fortskred

kategorier

De importerede fra den oprindelige Knowledge Base, hvilket er bh. Men strukturen (kategorier och underkategorier) kunde intet teknisk importeres. Det første vi gjorde var at gennemgå kategorierne, og hvilke sidor er organiserede.

Vi begyndte med 3 hovedsageligt "dimensioner" af kategorier:

• Publik - för vem sidan er mest brugtbar - flere alternativer er tilladt som
• Salg
• Udvikling
• Markedsføring
• Alla
• Dokumenttyp - hvilken type viden som delas. Til slut kommer hver type at have sin egen mall, så at de alla ser standardiserede ut. Bästa praksis siger, at hver side bare skal have en dokumenttype.
• Politikker
• Hur man gør
• processer
• Träningsanteckningar og optagelser
• Ämne - hvad sidan handlar om. Denne struktur kan gå i dybden, eftersom det er mange stoffer i virksomheden. At tilføje til en side i en emnekategori er frivilligt - intet nødvendigt, at det ikke findes nogen passende kategori.
• Produkt
• Kärnfunktioner
• Resurshåndtering
• Hjælpdesk
• Agil tavla
• Infrastruktur
• skyer
• Server
• Hybridløsning
• Praktikant IT
• Team
• Outlook
• Hardware
• Delad hårdvara
• Individuel hårdvara

Eftersom hver redaktör kan skabe nye kategorier gør vi månatliga oversyner, så det ikke er skabt for mange otydliga eller engangsbrugere kategorier, en slags strukturtidning, så det ikke bliver kaotiskt.

Navigeringssidor

Det er kritisk at brugerne kan navigere i nye applikationer vel. En naturlig del for navigering er hovedmenuen, som delvis kan tilpasses. Et nyttigt tillæg er startsiden, som hilser læserne velkommen, lenker til artikler om bedste praksis for Knowledge Base 2.0 og links til sider, som er dedikerede til afdelinger i vores virksomhed.

Genom at klikke på t.ex. Marknadsföring kommer til at blive brugt som dirigeras til indekset for markedsføringssidor for at bläddra igennem. Det indeholder også yderligere information, som kun er relevant for afdelingen.

Vi overvejer at bruge navigationssider for andre sorteringskriterier (som produktinformation eller generelle virksomhedspolitikker).

Et steg i taget

Når du har stillet dig i dine kategorier og dine navigationssider kan du allerede arbejde i det. Det kan verka lidt rörigt fra begyndelsen, hvilket er hvorfor vi har nogle utvalda administratörer som ser til at det findes ordning.

Vi har en ventet Knowledge Base 2.0 i nogle måneder nu, og vi er stadig i begyndelsen. Vi inser at vi er langt fra en idealisk organiseret og standardiseret wiki som alle brugere (oavsett erfaring) kan udentill.

Vi tror, ​​at det er bedre at gradvist voksende vidensbasen, organisk, gennem engagerede brugere, end at bruge flere måneder på at forberede et system, som vores brugere skal have behov for at lære at forstå.

Vores anbefalinger er ikke at observere, hvordan brugerne bruger det og små steg for at implementere mere præcise organisatoriske konfigurationer, som sidmallar, typografiregler osv. Hvert steg som også lidt kompliceret brug af vidensbasen for organisationens bedste bør åtföljas af en forklaring om hvordan det gynner alla relevante.

Konklusion

Vi på Easy Software har afsluttet migrations- og implementeringsprocessen og nu er det din tur. Gennem at følge disse tips ovenpå og inspiration kan hvilket virksomheder som helst implementere en ny Knowledge Base 2.0 som opfylder deres unikke behov og holder deres viden sikker.

Prova det gratis