Tilbage til toppen 2.0 Harmonyssa: Tarina Easy Softwaresta

Mikä på Knowledge Base 2.0

Se på täydellinen tapa päästä käsiksi yrityksen tietoon, joka på integroitu Easy Redmineen ja tarjoaa tehokkaan työkalupakin dokumentaation, ohjeiden, processien, laadunhallinnan og muiden tarpeiden järjestämiseen ja skaalaamiseen organpitaat tieissaiyl organispitaatiodonssaiyl.

Læs mere

Miten loimme sen

• Mikä oli hasaste: Nem Softwarella jaettavan sisäisen tiedon määrä muuttui liian monimutkaiseksi aiemmalle ratkaisulle. Pelkkä artikkelien joukko kategorioissa ei enää riittänyt.
• Mit tarvitsimme: Etsimme erikoistunutta sovellusta, joka olisi mahdollisimman tiiviisti sidoksissa Easy Redmineen. Sen täytyi ehdottomasti olla avoimen lähdekoodin, koska tuemme sitä ja Easy Redmine itsessään på avoimen lähdekoodin ohjelmisto.
• Minkä ratkaisun valitsimme: BlueSpice sopii määritelmään täydellisesti. Se på avoimen lähdekoodin ratkaisu, erikoistunut wikityökalu, jolla på monimutkainen sopeutuvuus ja integraatio Easy Redminen kanssa.

Miten siirto tapahtui

Meillä oli jo olemassa olevaa tietoa aiemmasta tietopankistamme. Halusimme siirtää suuren osan siitä uuteen ratkaisuun. Katso, mitä seitsemää vaihetta olemme ottaneet:

1. Siivoa data alkuperäisessä tietopankissa – aloita ennen siirtoa. Suosittelemme lajittelemaan kaikki artikkelit "viimeksi päivitetty" -päivämäärän mukaan ja aloittamaan vanhimmista.

• Huomaat, etä monet yläosan artikkeleista voidaan yksinkertaisesti poistaa
• Toiset laitat erityiseen "tarkistettavaksi" nimettyyn luokkaan – päivität ne myöhemmin
• Joitain voidaan päivittää välittömästi
• Loput voivat pysyä sellaisinaan

Kaksi lisävinkkiä:

• Jos useampi henkilö aikoo tarkistaa artikkelit, voi olla hyvä idé merkitä ne jollain tavalla tai asettaa mukautettu kenttä – esimerkiksi "Tarkistettu".
• Tarkista myös artikkelien otsikot. Jos ne sisältävät ongelmallisia symboleja, ne voivat aiheuttaa ongelmia siirron aikana. Tässä på joitain vinkkejä mediawiki.org-sivustolla sivun otsikoista ja sallituista otsikkomerkeistä.

Læs mere

2. Asenna Knowledge Base 2.0 – ominaisuuden tekninen toimitus. Koska käytämme Easy Cloud-palvelua, se tehtiin lähes automaattisesti

3. Tee testisiirtoja – emme olleet varmoja tuloksesta, joten teimme testisiirron

• Tarkistimme sivun otsikot, sisällön muotoilun (otsikot, kappaleet, linkit og billeder) og billeder
• Tarkistimme kuinka kauan siirto kestäisi (meillä oli yli 900 artikkelia siirrettävänä)
• Teimme tarvittavat muutokset alkuperäisen tietopankin sisältöön testisiirron havaintojen perusteella
• "Päivitimme" Knowledge Base 2.0 -sovelluksen – poistimme kaikki tiedot

4. Tiedotus käyttäjillemme

• Ilmoitimme heille tuotantosiirron päivämäärästä = tämän jälkeen ensisijainen tietolähde på Knowledge Base 2.0. Tämän jälkeen käyttäjillä on vain luku- ja vertailuoikeus alkuperäisiin artikkeleihin (vain viitteeksi ja vertailuksi), miten ne näyttävät nyt ja ennen
• Järjestimme muutaman kierroksen käyttäjäkoulutusta ja ylläpitäjien taitojen päivitystä

5. Tuotantosiirto

• Päivä koitti, kun painoimme nappia ja siirto suoritettiin
• Alkuperäisen tietopankin käyttöoikeuksia alennettiin tarkistusmuotoon

Katso siirtoprocessi

6. Sisäinen tuki

• Nimesimme muutamia kollegoita og kanavan Microsoft Teamsiin, jossa käyttäjämme voivat esittää kysymyksiä Knowledge Base 2.0:n toiminnasta
• Joitain ongelmia siirron jälkeen havaittiin tuotannossa. Koska meillä oli edelleen alkuperäinen käytössä, pystyimme ratkaisemaan jokaisen ongelman asianmukaisesti

7. Poista alkuperäinen tietopankki käytöstä

• Noin 6 viikon kuluttua sisäisen tuen pyynnöt vähenivät
• Poistimme alkuperäisen tietopankin käytöstä Easy Redmine -sovelluksestamme
• Suosittelemme tekemään varmuuskopion ennen lisäosan poistamista

Miten yritys hyväksyi muutoksen

Jokainen muutos organisaatiossa vie aikaa tulla täysin hyväksytyksi. Alut ovat vaikeimpia, minkä vuoksi meidän on jatkuvasti muistutettava käyttäjiämme uuden järjestelmän eduista.

Tietokannan 2.0 tapauksessa ilmeinen asia on, että jos et tiedä jotain, kokeile ensin hakea (sivupalkin lamppu). Näet tuloksia paitsi artikkelin otsikkona (kuten alkuperäisessä tietokannassa), myös sivujen varsinaisessa sisällössä ensisilmäyksellä => on hyvä mahdollisuus saada vastaus ilman että sinun tarvitsee mennä muualle.

Kun käyttäjä löytää nopeasti haluamansa tiedon muilta, han ovat halukkaampia jakamaan tietonsa näille muille, palauttaakseen palveluksen ja tunteen.

Miten toteutus eteni

kategorier

Ne tuotiin alkuperäisestä tietokannasta, mikä on hienoa. Mutta rakennetta (kategorioita ja alakategorioita) ei voitu teknisesti tuoda. Ensimmäinen asien, jonka teimme, oli tarkistaa kategoriat, joihin sivut på järjestetty.

Aloitimme kolmella pääkategorialla:

• Kohderyhmä - kenelle sivu på hyödyllisin - useita vaihtoehtoja på sallittu, kuten
• salg
• Udvikling
• Markedsføring
• Alle
• Asiakirjatyyppi - millaista tietoa jaetaan. Lopulta jokaisella tyypillä på oma mallipohjansa, joten ne näyttävät kaikki standardoiduilta. Paras käytäntö määrää, että jokaisella sivulla tulisi olla vain yksi asiakirjatyyppi.
• Åh
• Hvordan man gør
• Prosessi
• Koulutusmuistiinpanot og tallenteet
• Aihe - mistä sivu kertoo. Tämä rakenne voi mennä syvemmälle, koska yrityksessä på paljon aiheita. Sivun lisääminen aiheen kategoriaan on vapaaehtoista - ei pakollista, jos sopivaa kategoriaa ei ole olemassa.
• Produkt
• Ydintoiminnot
• Resurssienhallinta
• Kunde service
• Agile-työpöytä
• Infrastrukturi
• Pilvi
• Palvelin
• Hybridiratkaisu
• Sisäinen IT
• Tiimit
• Outlook
• Laitteisto
• Jaettu laitteisto
• Yksittäinen laitteisto

Koska jokainen toimittaja voi luoda uusia kategorioita, teemme kuukausittaisia ​​tarkistuksia, jotta liian epäselviä tai yksittäiseen käyttöön tarkoitettuja kategorioita ei luotaisi liikaa, ikään kuin järjestelmä ei villiintyisi.

Navigointisivut

På tärkeää, että käyttäjät voivat navigoida uutta sovellusta hyvin. Luonnollinen navigointikohde på päävalikko, joka om osittain mukautettavissa. Hyödyllinen lisävaihtoehto på etusivu, joka toivottaa lukijat tervetulleiksi, linkittää artikkeliin parhaista käytännöistä Tietokanta 2.0:lle ja linkittää sivuille, jotka on omistettu yrityksen osastoille.

Klik på esimerkiksi Markkinointia käyttäjä ohjataan Markkinointisivujen indeksiin selattavaksi. Se sisältää myös lisätietoja, jotka ovat relevantteja vain kyseiselle osastolle.

Harkitsemme navigointisivujen käyttöä muiden lajittelukriteerien (kuten tuotetiedot tai yleiset yrityksen politiikat) osalta.

Yksi askel kerrallaan

Kun olet asettanut kategoriat ja navigointisivut, käyttäjät voivat jo työskennellä niissä. Aluksi se voi vaikuttaa hieman sotkuiselta, minkä vuoksi meillä on muutamia erityisesti nimettyjä ylläpitäjiä, jotka valvovat jonkinlaista järjestystä.

Olemme käyttäneet Knowledge Base 2.0:aa jo muutaman kuukauden ajan, mutta vasta aloitamme. Tiedostamme, etä olemme kaukana täydellisesti järjestetystä ja standardoidusta wikistä, jota kaikki käyttäjät (kokemuksesta riippumatta) tuntevat kuin omat taskunsa.

Uskomme, että Kundskabsbase kasvaa vähitellen ja orgaanisesti sitoutuneiden käyttäjien avulla, mikä johtaa parempaan omaksumiseen kuin jos käyttäisimme kuukausia järjestelmän valmisteluun, jonka käyttäjien olisi opiskyenär kotvata sen.

Suosituksena på tarkkailla tarkasti, miten käyttäjät sitä käyttävät, ja ottaa pieniä askelia kohti tarkempia organisatorisia konfiguraatioita, kuten sivupohjia, typografian sääntöjä jne. Jokainen askel, joka edes hieman monimutkaistaa Knowledge Base -järjestelmän käyttöä organisaation hyväksi, tulisi selittää, miten se hyödyttää kaikkia asianosaisia.

Konklusion

Me Easy Softwarella olemme saattaneet loppuun siirtymis- ja toteutusprosessin, ja nyt på sinun vuorosi. Noudattamalla näitä yllä olevia vinkkejä ja ottamalla inspiraatiota, mikä tahansa yritys voi toteuttaa uuden Knowledge Base 2.0:n, joka vastaa heidän ainutlaatuisia tarpeitaan ja pitää heidän tietonsa turvassa.

Kokeile ilmaiseksi