Som eieren af en hvilken som helst bedrift, uafhængig af hvilken skala du opererer på, bør kundeservice være en af dine vigtigste prioriteringer, og du må sørge for at dine eksisterende og potensielle kunne blive assisteret og veiledet på den mest effektive måde muligt.
Hvad er automatiseret kundeservice og hvorfor er det vigtigt?
Med det sagt er det også vigtigt at forstå at kundeservice er udfordret, og det er ikke så enkelt som det virker at få det rigtigt. I udgangspunktet kan jeg selv de mest effektive kundeservicerammer som drev af mennesker kollapse på grund af overbelastning af mennesker, der har brug for hjælp, udfordrende situationer og konstant tidspress, som kan føre til forskellige konsekvenser blandt kundeservicemedarbejdere, herunder udmattelse, irritabilitet og nedsat beslutningsevne.
Dette er hvor konceptet med automatiseret kundeservice kommer ind i billedet. Automatisk refererer til og inkorporering af digitale teknologier og funktioner i kundeserviceprocessen din, for at reducere kundeserviceelementet af menneskelig involvering og gjøre kundeservicerammen din mere sikker og afhængig.
Årsaker til at automatisere kundeservice Å investere i automatisering af kundeservice til bedrifter/projektet er noget du ikke vil angre på, og det lønner sig altid, både på kort og langsigtet. Her er fordelene forbundet med det.
1. Live support døgnet rundt Kunder hater at måtte følge bedriftens åbningstider for at få svar på spørgsmålene sine, og dette kan være en væsentlig faktor for dem. Mens dette er en begrensning i menneskedrevet kundeservice, kan du enkelt sørge for at dine eksisterende og potentielle kunder kan få hjælp og svar på spørgsmål og automatiseret kundeservice som fungerer døgnet rundt.
Ifølge Zendesk anser overveldende 89% af kunden og rask respons på sin første henvendelse som er vigtig, noget som bare er muligt gennem automatiseret kundeservice.
2. Reduser driftsomkostninger Automatisering af kundeservice vil kræve engangsinvesteringer for at skaffe software/hardware og gi oplæring, men det er alt. Du kan reducere driftsomkostningerne knyttet til kunde betydelig ved at vælge automatisering
3. Rask responstid Naturligvis vil automatiseret kundeservice reducere ventetiden og responstiden betydelig, noget som øger chancen for at få en kunde.
4. Pålitelighed For monotone opgaver som at svare på spørgsmål og en grundlæggende hjælp, er teknologisk pålidelig, og du kan forvente at dit automatiserede system udfører disse opgaver på en jævn måde med minimal fejl eller fejl.
5. Kundenes komfort Kunder er ofte mere komfortable med at kommunisere med automatiserede systemer for at formelle spørgsmålene sine, noe som gør at de kan stille flere spørgsmål og få svar på spørgsmålene/bekymringene sine.
6. Færre afhængige Avhengigheder i kundeserviceprocesser kan være svært forstyrrende og kan bremse ned hele kundeservice. Heldigvis minimerer automatiseret kundeservice afhængigt af, noget som gør raskere og jevnere.
Hvordan sætter du op Redmine Helpdesk For at automatisere kundeservicen, der behøver du software, der passer til dine behov, og Redmine projektstyringsværktøj er en du kan bruge, og opsettet af en Redmine helpdesk er ganske enkelt.
1. Læg til projekt i helpdesk For at begynde med, før du sætter op en helpdesk, må du oprette et grundlæggende projekt, som du senere vil legge til i helpdesk. Du kan lytte over eksisterende projekter og legge til den, du ønsker at hjælpe med ved at bruge den gitte mulighed. Når du har lagt til et projekt i helpdesken, vil indstillinger for helpdesken vises.
2. Indstil og konfigurer standard e-postkasse Deretter kan du oprette en standard e-postkasse ved at gå til administration >> helpdesk >> alle e-postkasser >> Læg til e-postkasse. Dette vil åbne et panel, der kan konfigurere indstillinger som intervaller og e-postkasseindstillinger. Når du er færdig, vil e-postkassen vises i indstillingerne, og du kan tilordne et projekt til en e-postkasse.
3. Vælg standard tracker Redmine kan også vælge en standard tracker til helpdesk-billetter, vælg en tildelt person fra rullegardinmenyen og legge til kollegaer. Ved at vælge en tildelt person og legge til kollegaer, kan du sikre, at du har placeret de mest passende personer til at løse problemer som falder ind under deres domene, noget som øger den generelle produktivitet.
Deretter kan du definere kontrakttimer (månedlig), genværende timer, aggregeret startdato og aggregeret periode. Den samme helpdesk-innstillingspanelet definerer også domene/e-post/nøkkelord som vil udfylde dette projekt.
4. Overvåk SLA
For at sikre en effektiv løsning af ting, kan du også konfigurere indstillinger for Service Level Agreement (SLA) ved at justere sortid, løsningstid, prioriteringsniveau og SLA-arbejdstimer. Gennem effektiv prioritering kan du sikre at tidsfølsomme saker Blive løst hurtigt og at du ikke mister værdifuld tid på at håndtere mindre vigtige saker først.
At holde overblik over SLA-metrikkene kan være meget vigtige, da det giver mulighed for at analysere ydeevnen til kundeserviceteamet. identificere avvik der det er tydeligt, og der tages korrektive tiltag så tidligt som muligt.
Hensyn og konklusjon
Mens automatisering af kundeservice kan drives med mere effektiv og forstå, er det også vigtigt at automatisere af kundeservice, som kræver at du observerer og overvåger processen, samt resultater, med jævne mellemrom for at sikre at hele rammeverket fungerer problemfrit. .
Du kan også trenge at introdusere nye funktioner og tiltag for at optimere processen, og det er nødvendigt, at dette afhændes helt af typen virksomhed/projekt og dine mål.
Derfor afhenger også i hvilken grad automatiseret kundeservice kan påvirke hele virksomheden/projektet positivt av hvor godt du integrerer hele sættet med kanaler og relaterede elementer. Teknologier, samt dine ansatte, må alle være integrert i systemet for at undgå operationelle problemer og flaskehalser i processen dine.
