Hur man automatiserer kundeservice med Redmine

Som ägare til hvilken virksomhed som helst, uanset hvilken skala, bör kundeservice vare en af ​​dine vigtigste prioriteringer og du skal se til at din eksisterende og potentielle kan få hjælp og vejledning på det bedste mulige måde.

 

Hvad er automatiseret kundeservice, og hvorfor er det vigtigt?

Med det sagt er det også vigtigt at forstå, at kundeservice er knepigt, og det er intet som enkelt, som det virker, at få det ret. I begyndelsen kan også de mest effektive kundeserviceværker, som driver menneskers kollaps på grund af overbelastning af mennesker, som har brug for hjælp, udmanende situationer og konstant tidspress, hvilket leder til forskellige konsekvenser for kundeservicemedarbeterne, inklusive træthed, irritabilitet og nedsat beslutningsevne.

Her kommer begreppet automatiseret kundeservice i billedet. Automatiseret kundeservicesyftar til at bruge og integrere digital teknologi og funktioner i din kundeservicetilvejegangsmåde for at mindske inslaget af menneskelig blanding og gøre dit kundeserviceværk mere pålitligt og tilforlitligt.

 

Anledningar att automatisera kundservice

At investere i automatisering af kundeservice for dit virksomhed/projekt er noget, du ikke kommer til at nå, og det er altid, både på kort og lang sigt. Her är fordelarna med det.

 

1. Støt dygnet runt

Kunder skal tilpasse sig til virksomhedens åbningstider for at få svar på sine spørgsmål, og det kan være en afgørende faktor for dem. Medan dette er en begrænsning i kundeservice som drivers af mennesker kan du enkelt se til dine eksisterende og potentielle kunne få hjælp og svar på sine spørgsmål og automatiseret kundeservice som fungerer dygnet rundt.

Ifølge Zendesk anser en överväldigande 89 % af kunderne at et hurtigt svar på deres første forespørgsel er vigtig, hvilket bare är muligt genom automatiseret kundservice.

 

2. Minskade driftskostnader

At automatisere kundeservice kræver engangsinvesteringer for skaffa software/hårdvara og uddannelse, men det er alt. Du kan sænke dine løbeomkostninger for kundeservice til at vælge automatisering.

 

3. Snabb svarstid

Självklart skulle automatiserad kundservice minska väntetiden och svarstiden drastisk, hvilket øger dina chanser att få en kund.

 

4. Tillförlitlighed

For monotone oplysninger som at svare på spørgsmål og gedigen hjælp er teknikken meget tilforlitlig, og du kan forvente dig at dit automatiske system, udfør disse oplysninger på et smidigt måde med minimal fejl eller misstag.

 

5. Kundens bekvämlighet

Kunder känner sig ofte mere komfortable med at kommunikere med automatiserede system for at komme med sine spørgsmål, hvilket gør at de kan stille flere spørgsmål og få sine spørgsmål/bekymmer behandlede.

 

6. Färre beroenden

Beroenden i kundservicetillvägagångssätt kan vara meget stor og kan sakta ner hela kundservicekedjan. Som tur er minimere automatiserede kundeservice afhængige, gør processerne hurtige og smidige.

 

Så här ställer du i Redmine Helpdesk

For at automatisere kundeservice behøver du software som passer dine behov, og Redmine-projektledningsværktøjet er et værktøj, som du kan bruge, og at indstille i en Redmine helpdesk er ret enkelt.

 

1. Tilføj til projekt i helpdesken

For at begynde med behov for at skabe et grundlæggende projekt inden for du stiller i en helpdesk, hvilket du senere kommer att læg til i helpdesken. Du kan vise listan over eksisterende projekter og tilføje til det, du vil have i hjælpedesk med hjælp af det angivna alternativet. Når du har lagt til et projekt i helpdesk visum indstillinger for helpdesken.

 

2. Ange og konfigurer en standardpostkasse

Derefter kan du skabe en standardmailbox genom at gå til administration >> helpdesk >> alle postkasser >> Tilføj postkasse. Dette vil åbne et panel, hvor du kan konfigurere indstillinger som intervaller og postkasseindstillinger. Når du er klar kommer mailboxen til visum og indstillinger, og du kan tildele et projekt til en mailbox.

 

3. Vælg standardsparare

Redmine lader dig også vælge en standardsparare for helpdeskbilletter, vælge en modtager fra rullegardinsmenuen og lægge til kollegor. Hvis du vælger en modtager og tilføjer til en kollega, kan du se til at du har placeret de mest passende for at løse problemet, som falder inden for deres område, hvilket øger den overordnede produktivitet.

Derefter kan du definere kontraktsmässiga timmar (månadsvis), återstående timmar, samlad startdatum og samlad periode. Samlet instillingspanel for helpdesk giver dig mulighed for at definere et domæne/e-post/nyckelord, som kommer til at udfylde dette projekt. Denne funktion er ekstremt anvendelig for at samle alle inkommande meddelelser relateret til en vis domæne på samme plads og gøre svarscykeln mere effektiv.

 

4. Övervaka SLA 

For at kunne sikre effektiv håndtering af er også konfigurerede indstillinger for Service Level Agreement (SLA) gennem kun svartid, løsningshastighed, prioriteringsniveau og SLA-arbejdstider. Genom effektiv prioritering kan du se till att tidsfølsomt problem løses hurtigt og vigtigt, når du ikke mister tiden, når du først skal håndtere mindre vigtige erenden.

At følge SLA-mått kan være ekstremt vigtigt, eftersom det er muligt at analysere præstationen hos dit kundserviceteam, identificerede avvikelser där det är tydeligt og vidta rättelseåtgärder så snart som muligt.

 

Overvejanden og slutsats

At automatisere din kundeservice kan visserligen gøre din overgripende operationer mere effektiv og pålitlig, men det er også vigtigt at forstå, at automatisering af kundeservice er en pågående proces, som kræver, at du observerer og overvakar processerne, samt resultater, med en sammenligning mellemrum for at sikre at hele ramverket fungerer smidigt.

Du kan også have brug for nye funktioner og foranstaltninger til yderligere optimeringsprocesser, hvilket afhænger af typen af ​​dit virksomhed/projekt og dine mål.

Derudover afhænger graden af, hvor positivt automatiseret kundeservice kan påvirke hele dit firma/projekt også på Hur väl du integrerer hela opsætningen af ​​kanaler og relaterede element. Teknologier, samt dine ansatte, skal alle integreres i systemet for at undgå operative problemer og flaskhalsar i din processor.