Dei vanlegaste feila når et startar et nyt projekt

Kvifor undervurderer projektleiarar og team initieringsfasen af ​​projektet?

Det er ikke fordi projektleiarar er sent eller inkonsekvente. (Ja, det kan også ske, men vi trur du har som mål at blive en TOP-spelar.) Saka er at de fleste projektleiarer oplever en "hoppa-frå-eit-prosjekt-til-eit-anna"-situation. Hvis du ikke havde tid til at lukke "mentale døra" bak projektet du akkurat leverte, MENS du allereie er under tryk for at starte et nytt, vil du mest sannsynleg mislykkast - eller i det mindste gjere feil og dårlege avgjerder. derfor, før du starter det nye store projektet, skal du være lidt ekstra tid for at blive klar og fortsæt derefter steget i tråden med vores råd.

"Det er bedre at tage en dag eller to ekstra for at starte
et nyt projekt - sådan kan du omfamne
det både praktisk og mentalt."

Før avspark

Det er noget arbejde som må gøres før du kommuniserer et nyt projekt til teamet dit. Først og fremst, begynn med å snakke med klienten din og interessente om de nedenfor nævnte emner. Oprett en ny tankekart for at skrive ned al information, notater og ideer i en logisk struktur, sådan at du har alt på et sted, noget som er essentielt for senere evaluering.

• Hvad sker hvis dette projekt aldrig sker?
  
  Selvfølgelig kan du spørge det mere høflig: "Hva er formålet med projektet?" Men du behøver mere - for at få klienten din til at tænke dypere på den virkelige indvirkning og hensigten med projektet. Derfor er "Hvordan hjælper dette projektet med at gøre strategien din vellykket?" et meget bedre spørgsmål. Du vil blive overrasket over, hvor ofte disse spørgsmål ændrer sig selv til slut!

• En virkelig historie: Et meieriproduktselskab kontaktet og reklamebureau for at komme op med en ny reklamekampagne for at øge salget. Efter en serie dybere spørgsmål fra byrået og flere debriefinger, ændret hele tilnærmingen til anmodningen sig. Problemet var ikke manglende reklame, men rett og slett for store yoghurtbegre - det var rett og slett for mye mat for barna, så de spiste aldri oppe alle yoghurten, men som så irriterede forældrene fordi de måtte kaste restene. Det første som måtte gøres var derfor at ændre emballasjen på produktene fra den nåværende størrelse til en mindre. Når klienten godtok denne ændring, var det på tide at lave en reklamekampagne som kommuniserede den mere praktiske størrelse på produktet.

• Hvor mye penge har vi til projektet?
  
  Igjen, det handler ikke bare om beløbet i sig selv. Prøv at finde ud af det, der er nogle ekstra ressourcer (hvis du kommer op med en særlig løsning) eller om budgettet er fastsat. Vær ikke redd for også at snakke om emner som forfaldsdato for fakturaer, betalingsmåte, andel af ekstra salg osv. Du vil sætte pris på svarene, når du er interesseret i at spørge dig om Udgiftsopdelingsstruktur og kontantstrøm for det nye projektet ditt.

• Når skal leveres?
  
  Prøv at få klienten din til at være så presis som mulig. "I oktober" er ikke et svar. Siden er det mest sandsynligt, at flere projekter kører i virksomheden (og nogen af ​​teammedlemmer kan arbejde med flere af dem), må du justere timingen ikke bare efter klientens ønske, men også efter virksomhedens nåværende projektportefølje.

• Definer kommunikasjonsmåten
  
  Spar dig selv for mye stress, og på både din og klientens side, definerer personene eller teamene som skal kommunisere sammen om fremdriften i projektet. På denne måde får du samlet og struktureret tilbagemelding i stedet for at modtage tonnevis af kaotiske e-poster fra forskjellige personer. Blive kun om at bruge så få kommunikationskanaler som muligt. Når du vælger projektstyringsprogramvare, sørg for at den også har en smidig app med smarte e-postvarsler.
  
  TIPS: For mange projekter (spesielt digitale og softwareudviklingsprojekter) er det anbefales at arbejde smidig. I så fall kan du dra nytte av enten Scrum eller Kanban-tavlen. Du kan også præsentere det for klienten din og forklare princippet med sprinter.

Resultat? Efter denne pre-avsparkøkten er du klar til at definere din jerntriangel bestående af budsjettet, omfanget og tidsgrænsen. Fantastisk, ikke sant?

"Start et nyt projekt til gange: på projektleder-til-klient-niveau og derefter med teamet."

Korleis startede projektet med teamet ditt

Ingen når du giver svarene fra kunden din, kan du starte arbeidet med projektet. Ta det med ro, arrangør deg sjølv, og få teamet dit med på laget.

1. Bygg teamet ditt
   
   For at bygge et drømmeteam for projektet, må du først tjek kapaciteten til ressursane dine. Få en overblik over opgåver som er forseinka og problem med timetildeling. Ta omsyn til medlemmane i teamet sine feriar og faktiske arbejdsmængde. Om det er en specifik rolle som må fyldest, ikke med at være en professionel udenfor selskabet.
   
   Resultater: Et fuldt dekkande team baseret på tid + arbejdsmængde, registreret i projektledelsesværktøjet ditt.
   
   
   
2. Set opp kick-off-mødet
   
   Inviter alle som skal arbejde med projektet. Oplægsholder fakta du har lært fra kunden din og gi teammedlemmane dine moglegheit til at stille spørgsmål. Ver ikkje skuffa om du ikkje kan svare på alle spørgsmål til tross for førebuingane dine før kick-off. Tvert imot, ver glad for at lære om hola før du falder i den!
   
   TIPS: Aftengig af projektet og forholdet til kunden, kan du også vurdere at invitere kunden til kick-off-mødet.
   
   Resultater: Opsummering med kunden eller fortset til arbejdsnedbrytingsstrukturen.
   
   
   
3. Få overblik over alle idéer
   
   Viss du les bloggane våre regelmæssigt, har du nok mærket at vi ofte rettar mærket til læserane våre mot tankkart. Brug tankkartværktøj for å dra nytte av å ha heile teamet samla i eitt rom - eller i eitt samtale. Skriv ned alt som er mogleg at levere i projektet. På denne måde skaber du en liste over alle ideer, og du kan prioritere dem og overføre nokre af dem til opgåvene.
   
   Resultater: Ein visuell liste over alle moglege opgåver, opretta af alle teammedlemmane som jobbar med projektet.
   
   
   
4. Arrangør opgåvene i Gantt-diagrammet
   
   Når du veit kva opgåver som må leverast, kan du organisere dei i tidsramma. Den enklaste måde at gøre dette på er å bruge dra og slipp Easy Gantt. Legg til milepælar, deloppgåver og relasjonar mellom oppgåvene. Når det er klart, kan du dele det med teamet dit sådan at alle medlemmane kan se korleis arbeidet deira avheng og er relateret til andre opgåver.
   
   Resultater: Ein visuell organisering af opgåver i tidsramma.

"Om du har et gjentakende type projekt, spar tid ved å brug et projektkabel."

Konklusion

Starten på projektet afgjer hele fremdrifta og den endelege leveringa. For at undgå at løse problemet med et nyt projekt, brug eit sett med værktøj som hjælper dig med at få teamet dit ombord på en bedre måde. Men frem for alt, så er det tid med kunden og samle dybde og detaljeret information om formålet med projektet og forventningerne til det.