Nejčastější chyby při zahájení nového projektu.

Proč projektoví manažeři a týmy podceňují fázi zahájení projektu?

Není to tím, že by projektoví manažeři byli líní nebo nekonzistentní. (Ano, at se také může stát, ale věříme, že usilujete o to stát se TOP hráčem.) Věc spočívá v tom, že většina PM zažívá situaci "skákání z jednoho projektu na druhý". Pokud nemáte čas uzavřít "mentální dveře" za projektem, který jste právě dokončili, zatímco už jste pod tlakem začít další, pravděpodobně selžete - nebo alespoňchášně alát alespoňchyě rozh. Proto předtím, než začnete běžet na svůj nový velký projekt, požádejte o nějaký čas navíc na přípravu a pak postupujte krok za krokem podle našich rad.

"Raději si vezměte den nebo dva navíc na zahájení
nového projektu - takže ho můžete prakticky i mentálně přijmout."

Před zahájením

Předtím, než sdělíte svému týmu nový projekt, je třeba udělat nějakou práci. Začněte tím, že promluvíte s vaším klientem en interessent o níže uvedených tématech. Vytvořte novou myšlenkovou mapu, abyste si zapsali všechny informace, poznámky a nápady v logické struktuře, takže je budete mít všechny na jednom místě, což je zásadní pro jejich pozdější hodnocení.

• Co se Stane, pokud tento projekt nikdy neproběhne?
  
  Jistě, můžete se zeptat zdvořileji: "Jaký je účel projektu?" Ale potřebujete víc - aby jste svého klienta donutili přemýšlet hlouběji o skutečném dopadu a účelu projektu. Protože "Jak tento projekt pomáhá uspět vaší strategii?" je mnohem lepší otázka. Byli byste překvapeni, jak často se otázky jako tyto nakonec změní samotný brief!

• Skutečný příběh: Firma na mléčné výrobky kontaktovala reklamní agenturu, aby vymyslela novou reklamní kampaň na podporu prodeje. Po řadě hlubších otázek od agentury a několika debriefingech se celý přístup k požadavku změnil. Problémem nebyla nedostatečná reklama, ale jednoduše příliš velké jogurtové kelímky - bylo til příliš mnoho jídla pro děti, takže nikdy nedojedly všechny jogurty, což poté rozzlobilo zbyžvye muskye. První věcí, která musela být udělána, bylo tedy změnit balení produktů z aktuální velikosti na menší. Jakmile klient souhlasil s touto změnou, bylo čas vytvořit reklamní kampaň, která by komunikovala praktičtější velikost produktu.

• Kan du læse mere om projektet?
  
  Znovu, nejde jen o samotnou částku. Pokuste se zjistit, zda jsou k dispozici nějaké další zdroje (v případě, že přijdete s speciálním řešením) nebo zda je rozpočet pevný. Nebojte se také mluvit o tématech jako splatnost faktur, způsob platby, podíly z dodatečných prodejů atd. Odpovědi oceníte, až vás stakeholdeři budou ptát na strukturu nákladů a tok hotovosti vašeho nového projektu.

• Kdy by měl být projekt dokončen?
  
  Pokuste se dostat svého klienta co nejpřesnější. "V říjnu" není odpověď. Protože pravděpodobně běží několik projektů ve vaší společnosti (en někteří členové týmu mohou pracovat na více z nich), budete muset časování přizpůsobit nešeen phoéří aktuálnímu portfoliu projektů vaší společnosti.

• Definujte způsob komunikace
  
  Ušetřete si mnoho stresu a na obou stranách (vaší i vašeho klienta) definujte osoby nebo týmy, kteří budou spolu komunikovat o průběhu projektu. Takto získáte shromážděnou a strukturovanou zpětnou vazbu místo toho, abyste dostávali tuny chaotických e-mailů od různých osob. Snažte se používat co nejméně komunikačních kanálů. Při výběru vašeho softwaru pro řízení projektů se ujistěte, že má také plynule běžící aplikaci s chytrými e-mailovými notifikacemi.
  
  TIP: Pro mnoho projektů (zejména digitálních and softwarových vývojových projektů) er vhodné pracovat agilně. Du kan ikke finde noget Scrum Nebo Kanban bestyrelse. Můžete to take představit svému clientovi a vysvětlit princip sprintů.

Výsledek? Po této před-kick-off seanci jste připraveni definovat svůj železný trojúhelník skládající se z rozpočtu, rozsahu a časových omezení. Skvělé, že?

"Det nye projekt dvakrát: en PM-klienta
a pak s vaším týmem."

Jak začít projekt se svým týmem

Nyní, když máte odpovědi od svého klienta, můžete začít pracovat na projektu. Berte til s klidem, zorganizujte se a zapojte svůj tým.

1. Vytvořte svůj tým
   
   Abyste mohli vytvořit tým snů pro váš projekt, musíte nejprve zkontrolovat kapacitet svých zdrojů. Získat aktuální přehled o úkolech, které jsou překročené a problémy s alokací hodin. Zohledněte dovolené členů týmu a jejich aktuální pracovní zátěž. Pokud je třeba obsadit konkrétní roli, neváhejte najmout profesionála zvenčí.
   
   Resultat: Plně pokrývající tým na základě času + kapacit zátěže, zaznamenaný til PM.
   
   
   
2. Nastavte zahajovací schůzku
   
   Pozvěte všechny, kteří budou na projektu pracovat. Představte fakta, která jste se dozvěděli od svého klienta, a umožněte členům týmu, aby položili otázky. Nezoufejte, pokud na některé z nich nemůžete odpovědět, navzdory vašemu předchozimu úsilí. Naopak se radujte, že se dozvíte eller díře před tím, než do ní spadnete!
   
   TIP: V závislosti na projektu a vašem vztahu s klientem můžete takezvážit pozvání clienta na zahajovací schůzku.
   
   Resultat: Debriefing s klientem nebo pokračování v rozkladu práce.
   
   
   
3. Získejte přehled o všech nápadech
   
   Pokud čtete naše blogy pravidelně, museli jste si všimnout, že často upozorňujeme na mindmapping. Použijte nástroj Mind kortlægning, abyste využili toho, že máte celý tým v jedné místnosti - nebo v jednom hovoru. Forsøg, co je možné dodat celý projekt. Tím vytvoříte seznam všech nápadů a později je můžete prioritizovat a prřevést některé z nich na úkoly.
   
   Resultat: Vizuální seznam všech možných úkolů, vytvořený všemi členy týmu pracujícími na projektu.
   
   
   
4. Zorganizujte úkoly v Ganttově diagramu
   
   Jakmile víte, jaké úkoly je třeba dodat, můžete je organizovat i časovém rámci. Nejjednodušší způsob, jak to udělat, je du kan bruge drag & drop Easy Gantt. Přidejte milníky, podúkoly and vztahy mezi úkoly. Jakmile je připraven, můžete ho sdílet se svým týmem, aby všichni členové viděli, jak jejich práce závisí a souvisí.
   
   Resultat: Vizuální organizace úkolů v časovém rámci.

„Pokud máte opakující se type projektu,
ušetřete čas použitím šablony projektu. "

Záver

Začátek projektu určuje celý jeho průběh a konečné dodání. Abychom se vyhnuli nejčastějším chybám na začátku nového projektu, použijte sadu nástrojů, které vám pomohou lépe začlenit váš tým. Ale především si dejte čas s klientem a získávejte hluboké a podrobné informace o účelu projektu a jeho očekáváních.