De almindelige misstagen, når man starter et nyt projekt

Hvorfor underskatter projektleder og teaminitieringsfasen af ​​projektet?

Det er intet så at projektleder er lata eller inkonsekventa. (Ja, det kan også hjælpe, men vi tror det du siktar på att bli en TOPP-spiller.) Grejen er at de fleste projektledare opplever en "hoppa-från-ett-projekt-till-ett-annat" situation. Hvis du ikke havde tid til at lukke "mentala dörren" bag det projekt, der skal afsluttes. Derfor, innan du begynder at køre dit nyt store projekt, skal du være lidt ekstra tid for at blive gjort om og fortsæt sedan steg for steg ifølge vores råd.

"Bättre til en eller to ekstra dage for at starte
et nyt projekt - så at du kan omfamna
det både praktisk og mentalt."

Innan avsparken

Det er en del arbejde, som du behøver at gøre inden du kommunikerer et nyt projekt til dit team. Först och främst, börja med att prata med din klient og interessenter om de nedanstående ämnena. Opret et nyt mindmap för att skriva ner alle oplysninger, anteckningar og idéer i en logisk struktur, så at du har alt på et ställe, hvilket er vigtigt for en senere utvärdering.

• Vad händer om det här projektet aldrig blir av?
  
  Visst, du kan spørge det på et mere artigt måde: "Vad er formålet med projektet?" Mænd du behøver mere - for at få dig til at tænke dybdegående på den konkrete påvirkning og klientens formål med projektet. Derfor er "Hur hjælper det her projektet til at gøre din strategi opnå?" en meget bedre spørgsmål. Du skulle bli forvånad över hur ofta sådanne spørgsmål ændrer faktiske opgaver i slutändan!

• En verklig historie: Et mælkeproduktvirksomhed, der er kontaktet og reklamebureau for at komme med en ny reklamekampagne for at øge salg. Efter en serie djupare spørgsmål fra byråer og flere stemningsændringer er hele tilvägagångssättet for opgaven. Problemet var intet brist på reklam utan helt enkelt for store yoghurtkoppar - det var helt enkelt for meget mat for barn, så de aldrig oppe alle yoghurt, hvilket sedan irriterede forældrena eftersom de var tvungna att slänga resterna. Det første som behövde gøres var derfor at ændre forpakningen af ​​produkter fra den nuværende størrelse til en mindre. Når klienten gik med på denne ændring var det dags at oprette en reklamekampagne som kommunikerede den mere praktiske størrelse på produktet.

• Hur mycket pengar har vi for projektet?
  
  Igen, det handler ikke bare om beloppet i sig. Forsøg at gøre rede for det, der findes ekstra ressourcer (som du kommer med en speciel løsning) eller om budgettet er hurtigt stillet. Var intet rädd for at også prata om stoffer som forfallodatum for fakturorer, betalningssätt, andelar fra ekstra salg osv. Gratis suppdelningsstruktur og kassaflöde for dit nye projekt.

• Når ska projektet leveres?
  
  Forsøge at få din klient at være så nøjagtigt som muligt. "I oktober" er intet svar. Da det sandsynligvis pågår flere projekter i dit firma (og nogle af teammedlemmarna måske arbejder med flere af dem), skal du tilpasse tidpunktet ikke bare til din klients ønsker uden også til dit företags nuværende projektportfölj.

• Definiera kommunikationssättet
  
  Spar dig selv meget stress, og både dig og dine klienters side, definerer personer eller team, som kommer til at kommunikere sammen om projektets fremskridt. På det her sätt får du samlet og struktureret feedback i stedet for at få masser af kaotiske e-postmeddelelser fra forskellige personer. Kom overens om at bruge så få kommunikationskanaler som muligt. Når du vælger din projektledningsprogramvara, se til at den også har en smidigt fungerende app med smarta e-postnotiser.
  
  TIPS: For mange projekt (særskilt digitalt og mjukvaruutvecklingsprojekt) er det anbefales at arbejde agilt. I det fallet kan du dra nytta af enten Scrum eller Kanban bestyrelse. Du kan også præsentere det for din klient og forklare principper med sprint.

Resultat? Efter denne för-kick-off-session är du redo at definere din jerntrekant bestående af budget, omfattning og tidsbegrænsning. BH, eller hur?

"Start et nyt projekt to gange: på PM-till-klientniveau
og sedan med dit team."

Hur du starter projektet med dit team

Nu når du har svaret fra din klient kan du arbejde på projektet. Ta det roligt, organisere dig selv og få dit team ombord.

1. Bygg dit team
   
   For at bygge et drømmeteam for dit projekt skal du først kontrollere kapaciteten hos dina resurser. Få en aktuel oversikt over forsenade oplysninger og timfördelningsproblem. Tag hensyn til teammedlemmarnas semester og deres faktiske arbejdsbelastning. Hvis det er en specifik rolle, som du behøver, skal du ikke ansætte en professionel fra uden for virksomheden.
   
   Resultater: Et heltäckande team baserat på tid + arbejdsbelastningskapacitet, registreret i dit PM-værktøj.
   
   
   
2. Ställ i Kick-off-mötet
   
   Bjuda in alla som ska arbeta på projektet. Presentera fakta som du har lært dig fra din klient og din teammedlems mulighed for at stille spørgsmål. Var intet udelukket, om du ikke kan svare på nogle af dem, der arbejder med kick-off. Tvärtom, var glad for at få reda på hålet innan du falder i det!
   
   TIPS: Beroende på projektet og din relation med klienter kan du også overväga at invitere din klient til kick-off-mötet.
   
   Resultater: Udværdi med klienten eller fortsæt med arbejdsuppdelningsstrukturen.
   
   
   
3. Få en overblik over alla idéer
   
   Om du læser vores blogger regelbundet har du sikkert mærket at vi ofte opmærker vores læsere på mindmapping. Brug Mind kortlægning-værktøjet för att dra nytta av att ha hela teamet i et rum - eller i en samtale. Skriv ner alt som er muligt at levere hele projektet. På så sätt skaber du en liste over alle idéer og senere kan du prioritere dem og overføre nogle af dem til oplysninger.
   
   Resultater: En visuell lista over alla mulige oplysninger, skabt af alle teammedlemmer som arbejder på projektet.
   
   
   
4. Organisere oplysninger i Gantt-diagrammet
   
   Når du vet vilka uppgifter, som du behøver, kan du organisere dem inden for tidsramen. Det enklaste måde at gøre det er ved at bruge træk og slip Easy Gantt. Tilføj til milstolpar, deloplysninger og relationer mellem oplysningerna. Når det er klart, kan du dele det med dit team, så at alle medlemmer kan se, hvordan deres arbejde beror på og er relateret til hinanden.
   
   Resultater: En visuell organisation af oplysninger inden for tidsramen.

“Om du har en återkommande typ af projekt, spare tid genom att bruge en projektmall. "

Konklusion

Projektets start avgör hela dess framsteg og slutleveransen. For at undgå de almindelige misstagen i begyndelsen af ​​et nyt projekt, brugt og opsætningsværktøj som hjælper dig med at integrere bedre team. Men frem for alt, så dig tid med kunder og samlet dybde og detaljerede oplysninger om projektets formål og väntninger.