En smart job: Hvordan finder man rigtig balance mellem kortsigtede krav og langsigtede projekter

Så, du driver din egen virksomhed og kundskaber til dig, men du vil også udforske udforske moglegheiter. Eller måske kan du drive en reduceret driftsomkostninger som svar på Covid-19 uden at fjerne et projekt, som kan potentielt drive langsigtet vekst. Korleis handterer du oppgåvene du må gjere no med dei vigtige mål du må opnå i framtida?

Vel, de fleste seilbåde har en backup-dieselmotor for at holde de gående under stillebeltet. På samme måde må du udvikle metodane dine for at overleve de krevjande krav og holde alt i rigtig retning.

Fortunatvis finder det effektive tilnærming for at opnå denne balance. Trinnene nedenforfor kan være særleg nyttige for at håndtere kortsigtede ønskjer og behov uden å miste af syne den langsigtede visjonen din.

1. Knytt det kortsiktige til det langsiktige

Langt på veg er de vigtigste spørgsmål at stille dig selv til at vurdere, om du skal tage et nyt kortsigtet krav, knyttet til visjonen og strategien din. Fører kravet dig mod den fremtidige visjonen din? Er det aspekt ved dette krav som truer evna di til at opnå visjonen din? Kan du udnytte element fra dette kortsigtede projekt i fremtiden?

Å tenkje på disse spørgsmål vil hjælpe dig at forstå om den kortsigtede opgåva er et "ein-gong-for-alle" projekt, eller om det kan fungere som et mal for å starte eit nytt projekt i framtida. Ofte kan dei kortsiktige krava som er verdt at ta på sig, udnyttet til noko større i framtida.

Sjølvsagt er "ein-gong-for-alle" oppgåver ikkje alltid dårlege. For eksempel, om det opstår et teknisk problem som du ikke kan ignorere, må du være klar og villig til å omfordele ressursane dine for å handtere det.

Når du gør det, må du alligevel nærme dig problemet på samme måde som du ville gjort med et kontinuerleg forbetringprojekt. Du må lage ein strukturert plan rundt det og forstå og kvantifisere effekten. Et projektstyringsværktøj som Easy Redmine kan vere til god hjelp for å estimere og planlægge projekt og for å beregne den kritiske stien.

2. Begrund kortsiktige krav med data

Efter at du har vurderet de kortsigtede krav op mod den langsigtede visjonen din, må du sjå på virkeligheden i arbeidet som lige føre dig. Sjå at det du vurderer giver mening i lys af både objektive og subjektive data.

På dette stadiet er det vigtigt at skilje mellem nye emosjonelle krav og de rasjonelle behov som gjeld for et bredere publikum. Studiar viser kl alt for mange kortsigtede krav fokuserer på ad hoc emosjonelle reaktioner. Hvis du for eksempel er en IT-støtte som eksternt job, kan du kontakte dig for at klage på en systemmangel. Denne klagen kan få dig til at gå hurtigt i responsmodus uden at tænke på problemernes indarbejdelse på et langsigtet projekt.

For at arbejde effektivt må du samle nok data om det kortsigtede arbejde, som bliver kasta på dig. På denne måde kan du vurdere, hvor vigtigt det er og planlægge det derefter.

3. Følg både kortsigtet og langsigtet projekt nøye

Kortsigtede krav kan være raske opgåver, men fordi dei dukkar opp heile tida, kan dei raskt fylle opp heile arbejdskøa di. Det er vigtigt at du holdt eit nøye auge med arbeidskøane dine for at sikre at dei kortsiktige, middelsiktige og langsigtede opgåvene dine holdt sig på rett spor.

Den rette projektstyringsløysinga kan hjælpe dig med at følge dette projekt effektivt og mærke dem med krav deira, sådan at du kan bygge instrumentbord, GanttOg ordfører rundt dei. Å ha denne synlighed gør det muligt at opretholde balancen effektivt. Du kan undgå krav at ofre kortsigtet til fordel for en langsigtet udsigt, eller at sætte den fremtidige i fare ved at prøve at få plads til for mange kortsigtede opgåver i den noverande timeplanen din.

Hvis du er en del af et team, kan dashbord og rapportar hjælpe dig med at holde medlemmene opdateret med præcis information. Så i byen for at bruge tiden på Zoom-samtaler, der diskuterer meninger, kan de snakke i termer af analyser som omkostning, afkast og fremtidige konsekvenser.

Balansen er inni deg

Når du finder dig selv i en kamp mellem kortsigtede og langsigtede prioriteringer, skal du tage et dybt pust og se på trinene ovenfor. Forstå hvordan de kortsigtede krav kan påvirke det større billede og brugsdata til at vurdere arbejdet som krav. Hvis dete valget er at tage på rette krav, brug en effektiv projektstyringsløsning for at følge fremgangen din og justere planen din efter hvert som ny information kommer til.

Hvis du følger denne strukturerede tilnærming, vil du ikke bare lykkes med at etablere en balance mellem kortsigtede og langsigtede krav, men du vil også kunne bygge en proces, som fungerer for nuværende og fremtidige projekter. Du kan derfor gå fra at reagere og "slukke branner" til at tage beslutninger som ikke vil få dig til at avvike fra visjonen din.