At arbejde smart: Hur man finder en balance mellem kortsigtede krav og langsigtede projekter

Säg at du driver dit eget firma og kunder kommer til at grave, men du vil også udforske udnyttede muligheder. Eller måske vil du reducere driftsomkostningerne som svar på Covid-19 uden at tilføje et projekt, der kan føre til langvarig vækst. Hur håndterer du uppgifterna du skal gøre lige nu med de vigtige mål, du behøver i fremtiden?

Tja, de fleste segelbåde kommer med en reservedieselmotor for at holde dem igang under vindstilla perioder. På samme måde skal du udvikle dine metoder for at overleve de påkrævede krav og holde alt på ret kurs.

Det er effektivt at nå denne balance. Nedanstående steg kan være særligt fordelagtige for at håndtere kortsigtede ønsker og behov uden at trykke på din langsigtede vision.

1. Koppla det kortsiktiga til det langsigtede

De vigtigste spørgsmål at stille dig selv til at overveje om du skal opfylde en ny kortsigtet efterspørgsel handler om, hvordan man kobler til din vision og strategi. Flyttar efterspørge dig mod din fremtid vision? Finns det aspekter af denne efterspørgsel som hotar din evne til at opnå din vision? Kan du bruge nogle elementer i dette kortsigtede projekt i fremtiden?

Genom at fundera over disse spørgsmål kan du forstå om den kortsigtede opgave er et "gör-och-glöm" projekt eller om den kan fungere som en indkøbscenter for at starte et nyt projekt i fremtiden. Ofte kan de kortsiktige krav, som er værd at bruge som grund for noget større i fremtiden.

Selvklart er "gör-och-glöm" oplysningerne er altid dårlige. Til eksempel, om den akutte efterspørgsel er en teknisk risiko, som du ikke kan ignorere, skal du være klar til at omførdela dine resurser for at tilpasse dig til den.

Når du gør det skal du dock nærme dig problemet på samme måde som du skulle gøre med et kontinuerligt forbedringsprojekt. Du behøver bygge en struktureret plan rundt det og forstå og kvantifiera disses effekter. Et projektledningsværktøj som Easy Redmine kan ge værdifuld hjælp med att uppskatta og schemalägga projekt samt beregne den kritiska vägen.

2. Motivera kortsiktiga krav med data

Når du har prøvat dine kortsigtede krav mod din langsigtede vision, skal du se på arbejdet i det arbejde, som ligger foran dig. Se till at det du överväger er meningsfullt enligt både objektiva og subjektiva data.

Dette tidpunkt er det vigtigt at forstå på den kommende følelsesmæssige krav og de rationelle behov, som gælder for en bredare offentlighed. Studier visar att alt for mange kortsigtede krav fokuserer på ad hoc-emotionelle reaktioner. Hvis du til eksempel arbejder med IT-support på distans, kan du kontakte dig for at klage på en systembrist. Denne klagan kan få dig at gå hurtigt ind i en situation uden at få problemets svar påvirket af dit langvarige projekt, der er tilstrækkeligt med eftertanke.

For at arbejde effektivt behøver du at samle alle data om det kortsigtede arbejde som kastas på dig. På så sätt kan du korrekt bedöma dess betydning og schemalägga det derefter.

3. Følg både kortsiktiga og langsigtede projekt noggrant

Kortsigtede krav kan være hurtige oplysninger, men eftersom de dyker op hele tiden kan de hurtigt få op hele din arbejdsbörda. Det er vigtigt, at du holder et tæt öga på dine arbejdsbørdor for at sikre dig at dine kortsigtede, middellånga og langvarige oplysninger holder sig på ret spor.

Rätt projektledningsen løsning kan hjælpe dig med at følge disse projekter og tage deres krav, så du kan bygge instrumentpaneler, Gantt-diagram og rapporter kring dem. At denne synlighed gør, at du kan opretholde balancen på et effektivt måde. Du kan undgå at offra kortsigtede krav og navne af en enårig fremtidsudsigt, eller risikere den fremtidige genom at forsøge at få mange kortsigtede oplysninger i din nuværende tidsplan.

Hvis du er en del af et team, kan instrumentpaneler og rapporter hjælpe dig med at holde medlemmerne opdateret med korrekt information. Så i stedet for at bruge tid i Zoom-samtal, hvor man diskuterer åsikter, kan du snakke i termer af analysator som omkostning, afkast og fremtidig påvirkning.

Balansen findes inom dig

Når du kæmper dig i en situation, hvor du skal prioriteres mellem kortsiktig og langvarig mål, at et djupt andetag og følge stegen ovenpå. Forstå hvordan de kortsigtede krav kan påvirkes af det større perspektiv og brugbare data for at bedømme arbejdets omfattning. Om det rigtige besluttede er at tage på dig opgaven, brugt en effektiv projektledningsløsning for at følge dine rammer og tilpasse din plan, når ny information kommer ind.

Gennem at bruge denne strukturerede tilvägagångsmåde kommer du ikke bare at lykkes med at skabe en balance mellem kortsigtet og langvarige krav, uden du også kan bygge en proces som fungerer for nuværende og fremtidige projekt. Du kan dermed gå fra att reagera og "släcka bränder" til at beslutte som intet avviker fra din vision.