Working Smart: Sådan finder du den rette balance mellem kortsigtede krav og langsigtede projekter

Sig, du driver din egen virksomhed, og kunder kommer til dig, men du vil også udforske uudnyttede muligheder. Eller måske ønsker din virksomhed at reducere driftsomkostningerne som svar på Covid-19 uden at hylde projekter, der potentielt kan drive langsigtet vækst. Hvordan gør du det? styre opgaverne du skal gøre lige nu med de afgørende mål, du har brug for at nå fremover?

Nå, de fleste sejlbåde leveres med en backup-dieselmotor for at holde dem i gang under doldrummen. Tilsvarende skal du udvikle dine metoder til at overleve buffetkravene og holde alt bevæger sig i den rigtige retning.

Heldigvis findes effektive tilgange til opnåelse af denne balance. Trinene nedenfor kan være særligt fordelagtige til styring af kortsigtede ønsker og behov uden at miste dit langsigtede syn.

1. Bind den korte sigt til den langsigtede

Langt de vigtigste spørgsmål at stille dig selv, når du overvejer, om du skal opfylde en ny kortvarig efterspørgsel, har at gøre med, hvordan det binder til din vision og strategi. Bevæger efterspørgslen dig mod din forestillede fremtid? Er der aspekter af dette krav, der truer din evne til at nå din vision? Kan du udnytte nogle af elementerne i dette kortvarige projekt i fremtiden?

At give disse spørgsmål nogle tanker vil gøre det muligt for dig at forstå, om den kortsigtede opgave er et “et-og-gjort” -projekt, eller om det kan fungere som skabelon til at initialisere et nyt projekt i fremtiden. Oftere end ikke kan de kortvarige krav, der er værd at tage op, udnyttes til noget større i fremtiden.

Selvfølgelig er engangsopgaver ikke altid dårlige. For eksempel, hvis den nye efterspørgsel er en teknisk risiko, som du ikke kan ignorere, skal du være klar og villig til at gøre det flyt dine ressourcer at imødekomme det.

Når du gør det, skal du imidlertid nærme dig problemet, ligesom du ville gøre et kontinuerligt forbedringsprojekt. Du skal opbygge en struktureret plan omkring det og forstå og kvantificere dens virkninger. Et projektstyringsværktøj som Easy Redmine kan yde værdifuld hjælp i estimering og planlægning af projekter og ved beregning af den kritiske sti.

2. Retfærdiggør kortsigtede krav med data

Når du har afvist dine kortsigtede krav mod din langsigtede vision, skal du begynde at se på virkeligheden af ​​arbejdet foran dig. Se, at det, du overvejer, giver mening i henhold til både objektive og subjektive data.

På dette tidspunkt er det vigtigt at adskille nye følelsesmæssige krav fra de rationelle behov, der gælder for et bredere publikum. Undersøgelser viser det alt for mange krav på kort sigt fokuserer på adhoc følelsesmæssige reaktioner. Hvis du f.eks. Er en IT-support, der arbejder eksternt, kan en klient kontakte dig for at klage over en systemmangel. Denne klage kan få dig til hurtigt at hoppe til responstilstand uden at give problemets indflydelse på dine langsigtede projekter nok tanke.

For at arbejde effektivt skal du indsamle nok data om det kortsigtede arbejde, der kastes mod dig. På denne måde kan du nøjagtigt placere dens betydning og planlægge den i overensstemmelse hermed.

3. Spor både kortvarige og langsigtede projekter flittigt

Kortvarige krav kan være hurtige opgaver, men fordi de dukker op hele tiden, kan de hurtigt ende med at besætte hele dit efterslæb af arbejdet. Det er vigtigt, at du følger nøje med på dine efterspørgsler for at sikre, at dine kortvarige, mellemlangtids- og langtidsopgaver forbliver på rette spor.

Det rigtige projektledelse løsning kan hjælpe dig med at spore disse projekter effektivt og mærke deres krav, så du kan bygge dashboards, Ganttog rapporter omkring dem. Når du har denne synlighed, kan du opretholde balancen effektivt. Du kan undgå at ofre kortsigtede krav i navnet på et års langt fremtidsudsigt eller bringe den fremtid i fare ved at prøve at passe ind i for mange kortvarige opgaver i din nuværende tidsplan.

Hvis du er en del af et team, kan dashboards og rapporter hjælpe dig med at holde medlemmer opdateret med nøjagtige oplysninger. Så snarere end at bruge tid i Zoom-opkald på diskussioner om meninger, kan du tale med analyser som omkostninger, afkast og fremtidige virkninger.

Balancen er inden i dig

Hver gang du finder dig selv kæmper med konkurrerende kortsigtede og langsigtede prioriteringer, tag en dyb indånding og henvis til ovenstående trin. Forstå, hvordan den kortsigtede efterspørgsel kan påvirke det større billede, og brug data til at vurdere det involverede arbejde. Hvis den rigtige beslutning er at tage kravet op, skal du bruge en effektiv projektstyringsløsning for at spore dine fremskridt og justere din plan, når nye oplysninger kommer med.

Hvis du tager denne strukturerede tilgang, vil du ikke kun have succes med at skabe en balance mellem kort- og langsigtede krav, men du vil også være i stand til at opbygge en proces, der fungerer til nuværende og fremtidige projekter. Du kan derfor skifte fra at reagere og "brandbekæmpe" til at tage beslutninger, der ikke svæver dig fra din vision.