Sådan skiftede Seyfor til et enkelt værktøj til HelpDesk og Project Management med entusiasme
IT
September 2022
Zlín, Tjekkiet
40
Express Apps & Incadea & OneCore
Den tjekkiske hurtigst voksende IT-løsningsudbyder i Europa Seyfor (tidligere Solitea) begyndte at bruge Easy Redmine i deres divisioner Incadea og One Core, og også til Money ERP. Hovedudfordringen for disse virksomheder med over 260 tusinde kunder verden over var at sætte projektledelse og Help Desk-systemer i et enkelt system på 8 måneder og spare penge til licenser. I sidste ende var hele virksomheden, inklusive den administrerende direktør, aktivt involveret i implementeringen, hvilket resulterede i en entusiastisk overtagelse af værktøjet og ægte tilpasning.
Før du skifter til Easy Redmine
Til deres projektledelse og helpdesk har Seyfor-afdelingerne brugt en kombination af mange forskellige værktøjer (såsom Business Central, Excel, Planner, MS DevOps, Project, Power BI og Help Desk-systemet OTRS). Hverdagen for medarbejderne var for rodet. Seyfor nødvendig et system der kombinerer alt det moderne projektledelse og supportfunktioner.
Vores opgave og udfordringer
Forventninger til at indfri:
- Én software til alle aktiviteter (projektledelse, Help Desk, økonomi,...)
- Forbindelsesopgaver og planlægning (estimat)
- Connection DevOps og udviklingsopgaver
- Opgave sporing
- Rapportering
Forretningsmæssige forventninger til at opfylde:
- Spar omkostninger ved at bruge flere softwarelicenser
- Tydelighed for medarbejdere, alle processer og værktøjer i ét system
- Migrering af 80 kunder fra den gamle helpdesk
- Migrer det store Business Lease-projekt fra det tidligere system til Easy Redmine
Krav:
- Avanceret rapportering
- Planlægningsværktøjer
- DevOps-integration
- Help Desk
Lad os implementere!
Entusiasme er nøglen
Seyfor er en IT-virksomhed, en leverandør af regnskabssystemer, så de brugte deres entusiasme og færdigheder til at konfigurere Easy Redmine for at passe til deres behov. Nøglemomentet var, at vi fandt intern "ambassadør" for Easy Redmine - Head of Support, CEO eller projektledere, og det var ham, der skabte det tilpassede design. Som et resultat, sammen med vores hjælp, skabte de en perfekt skræddersyet software.
Lukáš Mezírka
Vi stod over for en interessant udfordring i form af Easy Redmine-implementering, takket være hvilken vi ønskede at kombinere alle vores aktiviteter i ét system. Vi gjorde det hele! På vegne af hele vores implementeringsteam vil jeg gerne takke hr. Petr Vávra, som var meget hjælpsom og faciliterede overgang fra de originale systemer til Easy Redmine. Jeg sætter stor pris på hans lydhørhed og evne til at foreslå forskellige måder at håndtere vores processer på. Jeg håber, at vi og vores forslag har været en inspirationskilde til at forbedre Easy Redmine. Jeg tror, at vi gennem implementeringen har etableret en meget vigtig værdi, partnerskab for os, som vi ser frem til yderligere samarbejde med Easy Software på baggrund af.
Indstillinger
Seyfor besluttede at finjustere alt: brugerdefineret design, SSO login (en af de første kunder, der brugte det) ved hjælp af Microsoft Azure-integration og mange dashboards til sporing af rentabilitet og overvågning af omkostninger til HelpDesk, implementering eller succesrate for projekttimeestimater.
Nogle konfiguration såsom brugerdefineret design blev forberedt af den aktive administrerende direktør, som nød hele processen. Det er ikke en standardsituation, men det viser, at når en virksomhed dykker ned i implementering og tilpasning af et værktøj, kan alle i virksomheden blive involveret.
Den vigtigste funktion var HelpDesk hvor individuelle SLA-metrics for hver klient blev opsat – deres egen portal for kundernes anmodninger (i stedet for e-mails). Før havde klienten et andet værktøj, men de skulle skifte til et enkelt værktøj. Vi opretter SLA individuelt for hver klient i henhold til billetprioriteter.
Deres daglige opgave er også at sammenligne estimering og virkelighed samt i andre it-virksomheder, der arbejder i SCRUM. Rentabilitet er nøglen. De har mange dashboards, der viser økonomi arbejdsrapporter og implementering af support til hver klient.
Kurser
De vigtigste interessenter (som administrerende direktør og kundesupportchef) var involveret i implementeringsprocessen, de dykkede virkelig ned i forberedelsen og implementeringen og fik resten af virksomheden begejstret.
Selv i den situation, hvor kundesupporten brugte det tidligere Help Desk-system, der passede dem, og det var nødvendigt at vise dem i tilstrækkelig grad fordelene ved at forene værktøjerne.
Og resultaterne?
Implementeringen af Easy Redmine bragte:
- Mulighed for opsætningsrapporter at tilpasse sig ledelsens behov
- Nem og hurtig søgning i værktøjet
- Dashboards (inklusive grafer) for deres kunder
- Samlet tidsrapportering i et system
De mest anvendte funktioner
Budget for et enkelt projekt
HelpDesk SLA-metrics
WBS til projekter
Konfigurerede rapporter
Hvem er Seyfor
Den tjekkiske hurtigst voksende udbyder af it-løsninger i Europa Seyfor (Solitea) bringer ERP-løsninger, IT-infrastrukturprojekter og kundetilpassede systemer sammen med 34 programmer og applikationer. I denne bedrift er der mange virksomheder og 1600 medarbejdere, der deler erfaring, viden og kultur i mere end 260 tusinde kunder på verdensplan.
Seyfor omfattede forretningsenhederne Express Apps (en applikation til låneselskaber baseret på Microsoft Dynamic 365 Business Central), Incadea (et meget fleksibelt og let tilpasseligt system designet specifikt til behovene hos bilforhandlere) eller OneCore (specialløsning til Lease Management-software for store finansielle servicevirksomheder).
