Datamigrering fra Jira til Easy Redmine: Casestudie af Aspecta

I det hastigt udviklende landskab inden for it-rådgivning erkendte Aspecta, en innovativ it-konsulentvirksomhed baseret i Slovakiet, behovet for at opgradere sine projektstyringskapaciteter. På trods af at de brugte Jira Software, et robust værktøj til opgave- og projektstyring, stod de over for en kritisk udfordring. Standardversionen af ​​Jira manglede omfattende ressource- og kapacitetsstyringsfunktioner, som er afgørende for Aspectas ekspansive og dynamiske drift.

Overgangen fra Jira til Easy Redmine startede i december 2022 og kulminerede i maj 2023. Migreringen var drevet af en søgen efter et samlet værktøj, der kunne tilbyde et omfattende overblik over kapacitetsudnyttelse, mens projekter og opgaver problemfrit styres. Easy Redmine dukkede op som den foretrukne løsning på grund af dens udvidede ressourcestyring og kapacitetsplanlægningsfunktioner, herunder Gantt-visninger, projektbudgetunderstøttelse og en åben API til eksterne integrationer.

Før du skifter til Easy Redmine

Aspecta brugt Jira software at understøtte projektledelsesaktiviteter. Det var fuldt ud tilstrækkeligt til opgavestyring og agile/vandfaldsprojekter. Det gjorde det dog ikke give (i standardversionen) ressource- og kapacitetsstyringsfunktionerne. For Aspecta som en hurtigtvoksende virksomhed er det afgørende at have detaljeret information om ressourceudnyttelse til enhver tid.

Vores opgave og udfordringer

Forventninger til at indfri:

• At have en ende-til-ende kapacitet og ressourceudnyttelse i ét værktøj med projekt-/opgavestyring
• At kende tids-/budgetbetingelserne for alle projekter
• At have evner til porteføljeplanlægning og -styring

Krav:

• Gant view med kapacitet/ressourcestyring
• Understøttelse af projektbudgettering på tværs af det leverede projekt
• Åbn API til ekstern integration
• For at understøtte alle "standard" funktioner, som Jira Software tilbyder

Tid til at implementere

1. Forberedelse

Vi har oprettet et kundeteam af nøglebrugere, der for det meste er anerkendt i Jira-konfiguration og virksomhedsprocesser og defineret roller/ansvar under den kommende implementering. Klienten har modtaget Easy Redmine-applikationen til at spille på forhånd, og vi har organiseret administratoruddannelsen som en forudsætning for den planlagte migreringsproces.

2. Indstillinger

Hoveddelen af ​​implementeringen var migration fra Jira til Easy Redmine. Jira var stadig i produktion (daglig drift), så vi var nødt til at oprette en migrering i flere trin. Først: indledende, inklusive alle de data, der er eksporteret fra Jiras mangeårige historie, konsolider data (ryd op og slet unødvendige importerede objekter), konfigurer værktøjet (kombiner realiserings- og helpdesk-projekter, indstil alle dashboards), og udfør anden migrering lige før gå live.

3. Træning

Vi trænede klient-KEY-brugere for det meste med specifikke moduler som Gantt, ressourcestyring og systemadministration. Kundens repræsentanter var stærke tekniske personligheder, så vi har mest fokuseret på tips og tricks og hjørnesager inden for Easy Redmine-værktøjet.

4. Testning

Efter den første migrering og systemkonfiguration testede klienten alle de migrerede data og daglige rutiner i værktøjet. Vi har gentaget migreringen et par gange for at afklare flowet og rette små fund. På grund af det faktum, at værktøjet var fyldt med migrerede historiske data fra Jira, så klienten havde en chance for at se især alle rapporter som ressource mng. leve med data.

Implementeringen af ​​Easy Redmine bragte:

• Ensartet visning af alle ressourcer og kapaciteter
• Identifikation af udnyttelseshuller
• Strømlining af porteføljestyringsaktiviteter
• Effektiv opgavestyring indenfor flere projekter/kundeaktiviteter

De mest brugte funktioner:

• Opgavestyring i projekter
• Global ressourcestyring – månedlig visning med brugerdefineret filter
• Tilpasset dashboard på tværs af projektporteføljen
• Timesedler og tilhørende rapportering