Et casestudie af hjemmestrømsløsninger med Easy Redmine

Før du skifter til Easy Redmine

Klienten brugte Redmine, som ikke havde en brugbar ressourcestyringsfunktion.

Top udfordringer:

• Hold overblikket i en meget kompleks organisation (mange teams, der arbejder med hardware og software i ét komplekst system) og reducer kompleksiteten med værktøjet i stedet for at øge det.
• Implementering af SAFe framework i Easy Redmine (dvs. PI-Planning for kvartalsvis planlægning af epics og SCRUM imellem)
• Kombination af langsigtet planlægning (vandfald) og kortsigtet sprintplanlægning (SAFe PI-Planning og SCRUM)
• Ressourcestyring for enkeltpersoner og teams
• Opsummer information i værktøjet til rapportering
• Grafer/diagrammer (mulighederne er meget begrænsede)

Vores opgave og udfordringer

Forventninger til at indfri:

• Reducer kompleksiteten i en meget kompleks organisation
• Øg gennemsigtigheden af ​​alle opgaver, der arbejdes med
• Aktiver effektiv prioritering
• Konsekvent repræsentere den hierarkiske struktur fra virksomhedens vision til den enkelte opgave
• Understøtte projektplanlægning og styring
• Supportprogram og teamledelse

Krav:

1. Grundlæggende projektstyringsfunktioner: Gantt-diagrammer, milepæle, opgaver, underopgaver, ansvar og ressourceestimater er væsentlige komponenter.
2. Ressourcestyring: Herunder overvejelser om ferier og andre faktorer, der påvirker ressourcetilgængeligheden.
3. Projektvisning: Giver et samlet overblik over igangværende projekter.
4. Teamvisning: Giver teams mulighed for at se alle projekter, de er involveret i.
5. Revision af projektplaner: Giver mulighed for at revidere projektplaner efter behov.
6. Kritiske veje: Identificering af kritiske veje inden for projekter for effektiv planlægning.
7. Arbejdsnedbrydningsstruktur (WBS): Tilbyder en klar fordeling af ansvar inden for projekter.
8. Sporing af opgavestatus: Overvågning af status for opgaver gennem hele projektets livscyklus.
9. Dokumentation af projektresultater: Facilitering af dokumentation af projektresultater til fremtidig reference.
10. Rapportering og analyse: Generering af rapporter, herunder milepælstendensanalyse, og tilbud om rapporteringsskabeloner til forskellige interessenter med varierende detaljeringsniveauer og KPI'er.

Hvorfor Easy Redmine:

• Hybrid projektledelse (agil og vandfald) og ressourcestyring
• Funktioner højdepunkter: 
• Administration af resurser
• Customizability
• filtre

Implementeringsfaser:

Inden implementeringen blev der oprettet en testserver, som blev gennemtestet for ovenstående krav. Da projektledelsen i vores virksomhed lige var ved at udvikle sig, blev processerne og den konkrete brug af værktøjet ikke i sidste ende defineret under implementeringen. At skræddersy Easy Redmine til vores virksomhed og samtidig implementere projektledelse var den fase, der fulgte med at bruge værktøjet. I begyndelsen mødte vi kaos og frustration, men efter et stykke tid var det gennemsigtighed og understøttelse af SAFe-metoden med øget effektivitet af PI-Planning.

1. Indstillinger

I det første trin blev en detaljeret struktur af projekter defineret og implementeret. Vi importerede også alle opgaver fra Redmine, fordi vi ønskede at beholde adgangen til den viden, der var dokumenteret i disse billetter. Dette førte dog til den vanskelighed, at Easy Redmine blev brugt som et billetsystem med masser af mennesker, der tilfældigt skabte opgaver til enhver idé og allokerede dem til tilfældige projekter. Dette førte i sidste ende til et kæmpe kaos.

2. Serverløsning / Cloud-løsning

Vi valgte cloud-løsning.

3. Træning

Vi uddannede nøglebrugere og administratorer under implementeringen og andre brugere af applikationen desuden i omfattende temablokke.

4. Testning

Klienten anvender et testmiljø med reelle data, som gør det muligt at teste nye krav og funktioner før udrulning til produktionsmiljøet.

De mest brugte funktioner:

• Ressourcestyring at matche top-down og bottom-up planlægning
• WBS at strukturere projekter
• Gantt sætter opgaver på en tidslinje og viser afhængigheder