Hvad er de fejl, du bør undgå, når du planlægger et projektbudget

projektbudget organiserer alle omkostningsestimater i kategorier og videre i et enkelt dokument, der viser sig at være yderst nyttigt på flere trin i projektet.

Et projektbudget er et af de vigtigste elementer i ethvert budget og med rette. Dette dokument alene bruges som grundlag for flere beslutninger og kan spille en vigtig rolle i bestemmelsen af ​​et projekts succes. Det fungerer også som en kontrolmekanisme, der bruges til at måle fremskridt og omkostninger i forhold til med jævne mellemrum til at analysere projektets ydeevne.

Et projektbudget bruger flere informationskilder herunder en arbejdsopdelingsstruktur, historisk information, oprindelige budget, krævede ressourcer, estimater for aktivitetsvarighed og forventede afvigelser.

 

Hvordan udarbejder man et vellykket projektbudget?

I betragtning af hvor afgørende rollen som et projektbudget er, er det vigtigt, at dit projektbudget er realistisk og så tæt på virkeligheden som muligt. Der er flere måder at sikre, at du har udarbejdet et vellykket projektbudget.

 

1. Bestem en passende teknik

Inden du går i gang med forberedelsen, skal du bestemme en passende teknik til dit projektbudget. Afhængigt af din analyse af projektets type, art og mål kan du vælge analoge estimeringer, top-down estimeringer og / eller parametriske estimeringer. Mens en af ​​disse teknikker måske fungerer bedre for et bestemt projekt, er den samme teknik muligvis ikke egnet til et andet projekt, der er forskelligt i naturen. Derfor skal den teknik, du vælger til dit projektbudget, være i overensstemmelse med dit projekt.

 

2. Udvikle og definere KPI'er

Et projektbudget er kun så godt som dets Nøgleprestationsindikatorer (KPI'er). Godt definerede KPI'er gør det lettere for dig at overvåge og måle elementerne i dit projektbudget. Du kan søge input fra eksperter inden for dit projekt og udvikle relevante KPI'er i overensstemmelse hermed.

 

3. Udnyt historiske data og præcedenser

At starte med at bruge og udnytte tidligere udført budgettering og analyse ville være en god idé. Ikke kun kan du søge inspiration fra den slags teknikker, analyse og information, der blev brugt i tidligere data, du kan også lære, hvad du ikke skal gøre, og hvilke fejl, du skal undgå for det projektbudget, du arbejder på.

 

4. Spare ingen detaljer

For at gøre et budget mere realistisk og nøjagtigt er nøglen med alle relevante detaljer og data. Du bør prøve at sikre, at du ikke har overset eventuelle omkostninger og har inkluderet selv de mindste omkostninger, fordi de måske viser sig at være betydelige nok til at påvirke hele budgettet i fremtiden. Konventionelt, at indarbejde flere data / oplysninger i dit budget gør det mere nøjagtigt. Når det er sagt, er det også afgørende ikke at blive båret af og inkludere hvert eneste irrelevant stykke information, bare for det. På grund af ressource- og tidsbegrænsninger, skal du have en stærk vurdering for at beslutte, hvad du skal medtage, og hvad ikke.

 

5. Gennemgå og genbesøg

Så nøjagtigt som dit projektbudget kan være, er det stadig kun en prognose, der har en tendens til at afvige. Selv hvis du forsøger at tage højde for alle de potentielle faktorer, kan dit projektbudget blive konfronteret med nogle uundgåelige og uventede faktorer, der kan påvirke dit projektbudget i betydelig grad. Derfor er det vigtigt at revidere og gennemgå dit budget hyppigt, og hvis du identificerer en uoverensstemmelse, skal det rapporteres til den relevante interessent for at starte afstemningsprocessen.

 

Fejl, der skal undgås, når man planlægger et projektbudget

Her er de ting, som du skal undgå under planlægning og udarbejde et projektbudget, for at det skal være realistisk, præcist og i sidste ende vellykket.

 

1. Stole stærkt på tidligere data

Mens brugen af ​​tidligere data betragtes som god praksis, er der en fin linje mellem at bruge det og afhængigt helt af det. Stole stærkt på tidligere data og ikke inkorporere afvigelser, tidsværdi og egnede multiplikatorer ville resultere i dårlig estimering og et unøjagtigt projektbudget i sidste ende.

 

2. Definerer ikke omfanget korrekt

Omfanget af et projekt skal være klart defineret på forhånd, ellers kan det medføre problemer for dit budget i de senere faser af projektet, hvor korrigerende handlinger vil have mange indsatser forbundet med det. En ufuldstændig definition af omfang kan resultere i skøn over omkostninger springes over fra projektbudgettet, hvilket ville give enorm tvivl om troværdigheden og nøjagtigheden af ​​det.

 

3. undervurderer omkostninger

Selvom det er en god ting at være optimistisk, kan det lokke dig til at undervurdere omkostninger og præsentere urealistiske skøn. Under udarbejdelsen af ​​et projektbudget kan det være, at du vil undervurdere omkostninger bare for at gøre estimaterne lavere og hjælpe dit projektbudget med at overholde visse grænser. Selvom du måske slipper afsted med det på den korte bane, vil det helt sikkert vende tilbage til dig, for hvis dine budgetestimater er undervurderede og unøjagtige, vil du opleve, at du kæmper for at få godkendt yderligere midler i de senere faser af projektet for at udfylde de huller, som du ikke kunne redegøre for i første omgang.

 

4. Overvurdering af tilgængelighed

En anden ting, der kan glide dit sind, mens du planlægger et projektbudget, er, at du bliver nødt til at tage højde for utilgængeligheden af ​​teammedlemmerne, der arbejder på projektet. Ideelt set vil du anslå, at hele teamet vil være tilgængeligt på 100 procent af den krævede tid, og du vil lave budgetoverslaget i overensstemmelse hermed. Mens 100% tilgængelighed lyder tiltalende, det er ikke praktisk muligt i virkeligheden, og du skal redegøre for både forventet og uventet utilgængelighed af teammedlemmer og indarbejde denne faktor i dit projektbudget.

 

5. Glemme at indregne skatter

Selvom det kan virke som et lille problem, kan det ende med at være årsagen bag betydelige omkostningsoverskridelser. Du skal sikre dig, at alle dine skøn og tilbud er skatter indregnet i dem for at udarbejde et mere nøjagtigt budget.