SZTAKI skiftede til Easy Redmine for at få et professionelt supportværktøj
Computer Science
November 2020
Budapest, Ungarn
70
Alle afdelinger
SZTAKI er et forskningsinstitut i Ungarn, der brugte meget begrænsende Redmine-plugins. Snart blev der brug for et enkelt værktøj, som alle i virksomheden kan arbejde med. SZTAKI havde brug for en løsning, der bringer supportværktøjer på topniveau og sporing af problemer på ét enkelt sted. Derfor valgte de Easy Redmine, som hjalp dem med at øge effektiviteten og servicekvaliteten.
Før du skifter til Easy Redmine
SZTAKI var bruger Redmine 4.02 med Redmine UP plugins Helpdesk og CRM. Men det var de mangler fagmand projektledelsesstøtte værktøjer og en mobilbaseret brugergrænseflade.
Opgaven
En nært beslægtet virksomhed til SZTAKI har allerede brugt Easy Redmine til projektstyring. Der var en praksis i at bruge softwaren, og ledelsen var tilbøjelig til også at indføre et velkendt system. De største udfordringer skulle have en effektiv samarbejde og evnen til at skabe tilpassede arbejdsgange til bestemte typer opgaver.
Forventninger at indfri
- Fuldstændig projektstyring for højere effektivitet
- Digitaliser virksomhedens arkiveringsproces (ved hjælp af Easy Redmine workflow-baseret tilgang)
- Migrering og omorganisering af Service Desk-processer, få udvidede funktioner (e-mail-baseret kommunikation over Easy Redmine-problemer)
- Professionelt projektledelsesstøttende værktøjssæt
Krav
- On-premise drift
- SAML SSO-understøttelse
- Tilgængelig offentlig API til automatiseringsformål
- Integration GitLab
Lad os implementere
1) Forberedelse
Under implementeringen blev den klassiske konsultationsmodel skubbet i baggrunden, da SZTAKI allerede havde en Redmine-baseret praksis og et team bestående af tekniske eksperter, hvoraf mange er fortrolige med problemsporing og procesbaserede tilgange. Support var kun nødvendig til meget specifikke problemer, typisk udokumenterede funktioner.
De mest udfordrende opgaver:
- Installationsprocessen på stedet – Der var mange interaktioner med den tekniske support, og der skulle løses.
- SAML/SSO login-proces – Det skulle lappes, fordi out-of-the-box-løsningen ikke implementerer hele standarden, kun en del af den
- Brugerforsyning (relateret til SSO) og migrationsproblemer – En fysisk implementeringsproces (scripting/kodning).
2) Indstillinger
SZTAKI havde sine indstillinger fra den tidligere Redmine-installation, og det lykkedes dem at oversætte disse til det nye Easy Redmine-miljø.
Kunden valgte serverløsningen baseret på lokale regler og interne sikkerhedskrav. Serveren blev installeret af SZTAKIs tekniske personale på egen hånd. Som nævnt ovenfor understøttede Easy Redmines tekniske personale primært ad-hoc problemerne.
Da Redmine og Easy Redmine er ret forskellige, SZTAKI oversat alle deres trackere og arbejdsgange til det nye system og skabte de nødvendige projekter, trackere, stater og et lille antal problemer som en manuel migrering. Udover det blev masseproblemmigreringen udført af en automatisk API2API-migrering.
Klienten formåede også at lave et provisioneringssystem, der opretter brugere fra SZTAKIs centrale identitetsstyringssystem i Easy Redmine med API-kald, så brugerne kan logge ind via SSO.
Under implementeringen af den digitaliserede arkiveringsproces blev der også implementeret en skræddersyet løsning af SZTAKI for at kunne generere unikke serienumre. Supportaktivitet var på efterspørgsel under hele processen.
3) Uddannelse
Under implementeringen af det digitaliserede arkivsystem vi trænede nøglebrugerne. Dette var en konsultationslignende træning. Vi uddannede dem ved at gennemgå de tematiske blokke. Så gik vi over til use cases og besvarede alle spørgsmål.
4) Test
SZTAKI oprettet et dev/sandbox-miljø for sig selv med adgang til vores support. Test af specifikke indstillinger og den første implementering af trackere og arbejdsgange skete her (manuel migrationstest), herunder implementering og test af tilpassede løsninger, såsom brugerprovisionering og API2API-migrering. Uddannelsen blev udført i et produktionsmiljø før migreringen og live.
Og resultaterne?
Implementeringen af Easy Redmine bragte:
- Evnen til rapporter alle HelpDesk-problemer til et centralt system og spor dem uden at glemme noget.
- Muligheden for at definere ét sted til hvert projekt administreret af SZTAKI og ved hjælp af projektstyringsværktøjerne.
- Med evnen til skabe tilpassede arbejdsgange, er det nu muligt at digitalisere forretningsprocesser, der tidligere blev styret manuelt.
- Muligheden for at spore strategiske eller regulatoriske mål med brugerdefinerede arbejdsgange, på en verificerbar måde, ved at gemme alle historiske aktiviteter fra betroede, autentificerede og autoriserede brugere.
Udtalelser fra nogle af vores kunder
Dorka Medgyesi
Zoltán Komáromi
De mest anvendte funktioner
- Problemsporing af HelpDesk: Udførelse af opgaverne i henhold til den implementerede arbejdsgang, registrering af hændelser ved at skrive kommentarer som korte notater, bruge disse notater og lukkede emner som vidensbase.
- Gantt diagram: Køreplan, planlægning og planlægning ved at bruge skydere for startdato og forfaldsdatointervaller og gøre afhængigheder mellem problemer.
- timeseddel: Sporing af tid på problemer af projektmedlemmer, efter deres månedlige timeseddel og rapportering af timeseddelanalyse til eksterne partnere og ledelsen.
Hvem er SZTAKI
SZTAKI er et forskningsinstitut i Ungarn, styret af Eötvös Loránd Research Network. Navnet er et akronym af det ungarske navn på instituttet, mens dets fulde engelske navn er Institut for Datalogi og Kontrol.
Instituttet blev grundlagt i 1964. Dets personale består af mere end 300 fuldtidsansatte, mere end 200 med universitetsbeviser og mere end 70 med videnskabelige grader.
Instituttets grundlæggende opgave er at udføre grundlæggende og anvendelsesorienteret forskning i en tværfaglige rammer inden for datalogi, ingeniørvidenskab, informationsteknologi, intelligente systemer, proceskontrol, wide-area networking og multimedier.
Kontraktbaseret målrettet forskning, udvikling, uddannelse og ekspertstøtte til indenlandske og udenlandske industrielle, statslige og andre partnere er vigtige aktiviteter på instituttet.
